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档案法规
 
科学技术档案案卷构成的一般要求
作者:佚名    文章来源:不详    点击数:    更新时间:2008年10月08日 00:00

为加强科学技术档案管理,提高案卷质量,更有效地服务于经济建设,特制定本标准。
? 1 主题内容与适用范围
??? 本标准规定了科学技术档案案卷的组卷、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。
??? 本标准适用于一般科学技术档案的案卷管理。某些形式特殊的科学技术档案的案卷要求可参考本标准。
? 2 术语
???2.1 科学技术档案 是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
??? 2.2 科技文件材料 是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。
??? 2.3 案卷 由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
??? 2.4 卷内目录 案卷内登记文件及其排列次序的目录。
??? 2.5 卷内备考表 说明案卷内文件状况的表格。
??? 2.6 档号 档案的编号。包括分类号、项目代号、 案卷号。
??? 2.7 项目代号 产品、工程、课题、 设备的代字或代号。
? 3 组卷要求
???3.1 组卷要遵循科技文件材料的形成规律, 保持案卷内科技文件材料的系统联系,并要便于档案利用和保管。
??? 3.2 产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷。
??? 3.3 与产品、科研课题、基建项目、 设备仪器关系密切的;管理性文件,应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。
??? 3.4 要保证案卷内所反映问题的科技文件材料的齐全完整。
??? 3.5 案卷内科技文件材料必须准确反映生产、 科研、基建和有关管理
科技归档法规活动的真实内容。
??? 3.6 案卷内科技文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。
? 4 案卷内科技文件材料的排列
???4.1 产品按设计(含初步设计、技术设计)、 试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列,也可按其产品系列、结构(部件或组件)排列。
??? 4.2 科研课题按准备阶段、研究实验阶段、 总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。
??? 4.3 基建工程按依据性材料、基础性材料、 工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等排列。
??? 4.4 设备按依据性材料、设备开箱验收、 设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。
??? 4.5 管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
??? 4.6 案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前,图样在后。
? 5 案卷的编目
???
5.1 编写案卷页号
??? 5.1.1 案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
??? 5.1.2 页号编写位置:单面书写的科技文件材料在右下角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在右下角背面在左下角编写页号
??? 5.1.3 案卷封面、 卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。
??? 5.2 案卷封面的编制
??? 5.2.1 案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面,内封面排列在卷内目录之前。外、内封面式样,见图1。
??? 5.2.2 案卷题名 案卷题名应简明、 准确揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
5.2.3 编制单位 填写案卷内科技文件材料的形成单位或主要责任者。
??? 5.2.4 编制日期 填写案卷内科技文件材料的起止日期。
??? 5.2.5 保管期限 填写其划定的保管期限。
??? 5.2.6 密级 依据保密规定填写。
??? 5.2.7 档号填写档案的分类号和案卷顺序号。
??? 5.2.8 档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号。
??? 5.2.9 缩微号 填写缩微时给定本案卷的编号。
??? 5.3 案卷脊背的编制
??? 案卷脊背项目有案卷题名、档号。式样见图2。
??? 5.4 卷内目录的编制
??? 5.4.1 卷内目录式样见图3。
??? 5.4.2 顺序号 用阿拉伯数字从1起依次标注。
??? 5.4.3 文件材料题名 亦称文件标题,填写科技文件材料标题的全称。
??? 5.4.4 文件编号 填写文件的文号或图样的图号。
??? 5.4.5 责任者 填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。
??? 5.4.6 日期 填写编制科技文件材料的年、月、日。
??? 5.4.7 页次 填写每份科技文件材料首页上标注的页号
??? 5.4.8 卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。
??? 5.5 卷内备考表的编制
??? 5.5.1 卷内备考表的式样见图4。
??? 5.5.2 卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
??? 5.5.3 卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。
? 6 案卷装订的要求
???6.1 案卷可采用装订和不装订两种形式。
??? 6.2 案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一幅面。
??? 6.3 长期保存的案卷装订时必须取掉金属物。
6.4 案卷不装订时其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。
? 7 卷皮、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求
??? 7.1 科学技术档案案卷卷皮一般采用卷盒、 卷夹两种形式。卷盒、卷夹试样见图5、图6。
??? 7.2 卷盒、卷夹规格和制成材料要求。
??? 7.2.1 卷盒的外表面尺寸为:300mm×220mm, 厚度尺寸分别为20、30、40、50、60mm五种。
??? 7.2.2 卷夹的外表面尺寸为:300mm×220mm, 厚度尺寸为20mm。
??? 7.2.3 卷盒、 卷夹用牛皮纸板双裱压制,也可用黄板纸制作,外裱牛皮纸。
??? 注:鉴于目前我国图纸还不够规范,其长度可允许有5mm的正误差。
??? 7.3 卷内表格的规格和制成材料要求。
??? 7.3.1 案卷外封面规格与卷盒、卷夹外表面尺寸相同。
??? 7.3.2 案卷内封面、卷内目录、 卷内备考表的规格统一为:297mm×210mm。
??? 7.3.3 案卷内封面、卷内目录、卷内备考表用70g以上白色书写纸制作。
??? 7.4 案卷脊背的规格和制成材料要求。
??? 7.4.1 脊背规格与卷盒、 卷夹的长度和厚度相同,300mm×20(30、40、50、60)mm。
??? 7.4.2 脊背制作用150g白色书写纸。
??? 7.5 卷皮和表格制作的字体、字号可以自定, 但要求清晰端正。
? 8 卷皮和表格制作的监制权
??? 卷皮和表格制作的监制权属国家档案局。
? 9 卷皮和表格式样图(略)

科学技术研究档案管理暂行规定

第一章总则
??? 第一条? 为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)管理工作,充分发挥科研档案在社会主义现代化建设中的作用,制订本规定。
??? 第二条? 科研档案是指科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
??? 第三条? 科研档案是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,以利开发利用。
??? 第四条? 科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节,各级科技管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。
??? 科研工作和建档工作实行“四同步”管理,下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。
第五条? 有关单位要把科研档案工作列入本单位的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。每年从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。
第二章? 科研文件材料的形成和归档
??? 第六条? 各承担项目单位要按照科研工作程序,建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度,确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。
??? 第七条? 科研文件材料的归档范围主要包括:
??? 1.科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书,开题报告,调研报告,方案论证和协议书、合同等文件。
??? 2.研究实验阶段:各种载体的重要原始记录,实验报告,计算材料,专利申请的有关材料,设计文件、图纸,关键工艺文件,重要的来往技术文件等。
??? 3.总结鉴定验收阶段:工作总结,科研报告,论文,专著,参加人员名单,技术鉴定材料,科研投资情况,决算材料等。
??? 4.成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
??? 5.推广应用阶段:推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件,生产定型鉴定材料,转让合同,用户反馈意见等。
各单位要从实际出发,根据不同学科、不同类型科研工作的特点,制定本单位的归档范围。
??? 第八条? 科研文件材料归档要求:
??? 1.实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或某部分结束后,对所形成的科研文件材料加以系统整理,经审查验收后归档。
??? 科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档,并作为对其进行考核的内容之一。
??? 2.科研文件材料应在科研项目完成后及时归档,研究周期长的项目,可分阶段归档。
??? 3.凡归档的科研文件材料,到审查手续完备,制成材料优良,格式统一,字迹工整,图样清晰,装订整洁,禁用字迹不牢固的书写工具。
??? 4.几个单位协作的科研项目的归档可按《科学技术档案工作条例》第二十二条规定或协议条款立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益,应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属,协作单位应将承担项目的档案目录提供主持单位。
??? 第九条? 各单位对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收之前,必须通知本单位档案部门对准备归档的科研文件材料加以审查验收,科研文件材料归档不符合要求的成果项目,不得进行鉴定、验收。
凡重点科研项目鉴定、验收,按照专业分级管理的原则,其档案应由相应的档案管理部门审查验收。未经档案部门验收的科研项目,各级科技管理部门不予承认。各单位档案管理部门,对已获得奖励或正在上报的科研成果,如检查发现其档案不符合要求,有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。
第三章? 科研档案的管理和检查
??? 第十条? 各有关单位档案部门要抓好标准化、规范化工作,严格按照规则,对接收的科研档案进行分类、编目。同时,结合本单位业务管理工作的现代化进程,逐步实现科研档案的现代化管理。
??? 第十一条? 科研档案应有专用库房保管。绝密级科研档案必须严加保管。档案库房门窗要坚固,库房内必须保持适当的温、湿度,并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。对破损的档案,须及时修复。
??? 第十二条? 各单位档案部门对接收的科研档案,按有关规定划分保管期限和密级,要定期组织专家和有关人员对科研档案进行鉴定。对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议。报主管领导批准后实施。
??? 第十三条? 各单位要建立保密、利用、统计、更改等各项管理制度。单位撤销、合并和科研人员调动时,必须办理档案和科研文件材料的交接手续。
??? 第十四条? 各级档案管理部门和科技管理部门,要对科研档案工作进行定期的检查。检查的内容是:
??? 1.分管领导、机构、人员、设备、经费等条件落实情况;
??? 2.在科技管理中,科研档案建档与科技管理工作四同步的情况;
??? 3.完成的科研项目科研文件材料归档情况;
??? 4.档案管理制度建立和执行情况;
??? 5.档案集中统一管理和保管情况;
??? 6.科研档案开发利用情况。
??? 第十五条? 经过检查,对科研档案工作搞得好的单位,要给予表扬或奖励;凡因档案管理混乱而影响科研进程和造成严重损失的单位,要追究主管领导和直接责任人员的责任。对科研档案质量未达到要求的,必须限期改进;超过期限仍未改进的,要采取不准报成果和不发成果奖等强制性措施,促其尽快改进。
第十六条? 档案管理部门和各有关单位,对政治思想好,责任心强,有创新精神,并在工作中取得显著成绩的科技档案人员,应按《中华人民共和国科学技术进步奖励条例》和国家档案局制订的有关奖励办法等有关规定给予表彰和奖励。对工作失职,违反规定,泄露机密,造成工作损失者,应视其情节轻重,给予惩处。
第四章? 科研档案的开发利用
??? 第十七条? 各单位要大力开发科研档案信息资源,面向单位领导、科研人员,面向社会,为经济建设、科技进步和技术市场服务。
第十八条? 加强横向联系。省、自治区、直辖市有关部门可试行建立科研档案目录中心,开展科研档案信息交流。
第十九条? 各单位的科技档案部门要加强科技档案的信息加工工作。编制必要的检索工具,编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等。要改进服务方式。搞好咨询服务工作。第五章? 科研档案人员
??? 第二十条? 科技档案人员属科技管理人员或档案专业人员,要保持相对稳定。实行专业技术职务聘任制度。
??? 第二十一条? 科研档案人员的基本任务和职责是:
??? 1.贯彻国家有关科技档案工作的政策和法规,制订本单位的实施细则和有关规章制度。
??? 2.参与本单位的科研计划管理、成果管理和技术市场的开发活动,及时提出对科研档案的管理要求。
??? 3.指导、监督、检查和协助本单位各部门的科研人员做好科研文件材料的形成、积累和立卷归档工作。检查、验收科研项目或上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统。
??? 4.负责本单位科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计等项业务工作。
??? 5.积极组织开发利用本单位的科研档案,充分发挥其作用。
??? 6.按有关规定,做好科研档案移交工作。
??? 7.遵守国家有关科技保密的规定,保证科技机密及档案的安
全,维护本单位和科研人员的知识产权。
??? 8.承办领导交办的其它有关科技档案工作事宜。
第二十二条? 有关部门和各科研单位,要有计划地对科研档案人员进行业务培训和职业教育,逐步提高业务素质,建设一支具有较高质量的科研档案队伍。

第六章? 附则
第二十三条? 本暂行规定适用于有科研项目的全民所有制单
位和集体所有制单位。
第二十四条? 本暂行规定自公布之日起施行。

科学技术档案工作条例

(国发[1980]302号 国务院批准国家经济委员会、国家基本建设委员会、国家科学技术委员会、国家档案局颁发)
第一章 总 则
??? 第一条 为了建立、健全科学技术档案工作,完整地保存和科学地管理科学技术档案(以下简称科技档案),充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用,特制定本条例。
??? 第二条 科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设(以下简称科研、生产、基建)等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。
??? 第三条 科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分,各工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等单位(以下简称各单位),都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中,加强领导。
??? 第四条 各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则,建立、健全科技档案工作,达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
第二章 科技文件材料的形成和归档
??? 第五条 各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、归档制度,做到每一项科研、生产、基建等活动,都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。
??? 第六条 各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中,列入有关部门和有关人员的职责范围。
??? 第七条 各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候,要有科技档案部门参加,对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目,不能验收。
??? 第八条 一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目,在完成或告一段落以后,必须将所形成的科技文件材料加以系统整理,组成保管单位,填写保管期限,注明密级,由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后,及时归档。
??? 第九条 凡是需要归档的科技文件材料,都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰,有利于长久保存。
??? 第十条 科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。
第三章 科技档案的管理
??? 第十一条 科技档案部门对接收来的科技档案,应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
??? 国务院所属各工业、交通、科研、基建等专业主管机关(以下简称专业主管机关),应当拟定本专业系统的科技档案分类大纲。
??? 第十二条 各单位应当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充图纸,必须履行审批手续。
??? 第十三条 科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、生产、基建等各项工作服务,并编制必要的检索工具和参考资料。
??? 借阅和复制科技档案要有一定的批准手续。
??? 第十四条 各单位应当定期对科技档案的密级进行审查,根据上级的规定,及时调整密级,扩大利用与交流的范围。
??? 第十五条 科技档案部门对科技档案的利用效果,应当进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度。
? 第十六条 国务院所属各专业主管机关,应当编制本专业的科技档案保管期限表。科技档案的保管期限,分为永久、长期、定期三种。
??? 第十七条 各单位应当定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下,由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。
??? 第十八条 要销毁的科技档案,必须造具清册,经单位领导审定,报送上级主管机关备案。销毁科技档案,要指定监销人,防止失密。
??? 第十九条 保管科技档案必须有专用库房,库房内应当保持适当的温度和湿度,并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。科技档案部门应当定期检查科技档案保管状况。对破损或变质的档案,要及时修补和复制。
??? 第二十条 科技档案部门对重要的科技档案应当复制副本,分别保存,以保证在非常情况下科技档案的安全和提供利用。
??? 第二十一条 引进技术和设备的档案,由引进单位的科技档案部门统一管理。
??? 第二十二条 凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制本送交主办单位保存。
??? 第二十三条 凡单位撤销或变动,以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时,其档案要妥善整理,并经领导人批准后向接受单位办理交接手续。
??? 第二十四条 科技档案部门增添设备和用品的费用,分别从企业、事业单位的生产费、科研费或事业费中开支。
??? 第二十五条 新建的企业、事业单位,应当同时建设符合要求的科技档案库房。
第四章 科技档案工作管理体制
第二十六条 国家档案局和各级档案管理机关应当加强对科技档案工作的指导、监督和检查。
??? 第二十七条 科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,应当建立相应的档案机构,加强对所属企业、事业单位科技工作的指导。
??? 第二十八条 国务院所属的各专业主管机关,根据需要建立专业档案馆,收集和保管本专业需要长期和永久保存的科技档案。
??? 大中城市应当建立城市基本建设档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。专业档案馆和城市基本建设档案馆是科学技术事业单位。
??? 第二十九条 大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构;小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室,也可以设立文书和科技档案统一管理的档案室,或者配备专(兼)职人员管理。
??? 各单位的科技档案工作,由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导。
??? 第三十条 专业档案馆或单位的科技档案机构,根据需要可以兼管科技资料工作。
第五章 科技档案干部
??? 第三十一条 国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关都应当积极建设一支坚持社会主义道路,具有科技档案专业知识和懂得有关的科学技术,有一定工作能力的科技档案干部队伍。
??? 第三十二条 科技档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想,认真执行国家的方针政策,刻苦钻研业务,不断总结经验,提高管理工作水平,积极为社会主义现代化建设服务。
??? 第三十三条 各单位要给科技档案部门配备足够数量和能胜任工作的干部,还应当配备一定数量的科技干部,以保证工作的需要。
??? 第三十四条 各单位要经常对科技档案干部进行保守国家机密的教育,检查遵守保密制度的情况。
第六章 附则
第三十五条 国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,可以根据本条例的精神,结合本系统、本地区科技档案工作情况,制定实施细则。
??? 第三十六条 本条例自发布之日起施行。过去有关规定与本条例有抵触的,以本条例为准。

责任编辑:王亚强 
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