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南华大学档案工作“十一五”规划
作者:档案馆管…    文章来源:本站原创    点击数:    更新时间:2008年10月30日 00:00

???????????????????????????????????????????2006年9月20日

为进一步推动学校档案工作持续健康发展,根据《普通高等学校档案管理办法》和《南华大学“十一五”建设与发展规划》目标要求,结合档案工作实际,制定本规划。
一、档案工作的基础和条件
“十五”期间,学校坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导,坚持把档案工作作为办好学校的重要基础工作之一,加大投入,加强建设,使档案工作得到了稳步发展。
---档案资源不断丰富。按照教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定,学校综合档案馆管理9大类档案,即党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。近年来,利用“申博”和“本科评估”等契机,加强了档案的收集和征集工作,归档率、完整率有较大幅度的提高。现有档案62957卷,其中,原中南工学院档案7855卷,原衡阳医学院档案11471卷,原核工业第六研究所档案10060卷,合并后南华大学档案33571卷。档案载体包括纸质、声像和电子文档。学校的综合档案基本实现集中管理,在校学生档案和人事干部档案实行分室管理。
---馆舍条件初步改善。“十五”期间正是学校合并重组校区布局大调整阶段,档案馆的基础设施条件随学校整体条件的改善而相应改善。2004年4月,将分布在3个校区的档案馆舍集中搬迁到经济管理学院楼西头一、二楼,库房面积940平方米,阅览室40平方米,办公室118平方米(含北办公楼西头一楼3间),实现了办公室、库房和阅览室三分开。配置柜式空调机3台,挂式空调机6台,复印机1台,去湿机5台,扫描仪1台,数码像机1台,装订机2台,碎纸机1台,密集型书架80组,创造了较好的档案管理、保护、服务的环境和条件。
---人员队伍得到补充。学校于2006年7月将档案馆从校办公室分立出来,成为副处级部门。综合档案馆现有工作人员5人,其中馆长1人;副高以上职称2人,均为本科学历,中共党员。各部门明确了1名兼职档案员。组织人事档案室配备了工作人员2-3名。
---业务建设日趋加强。汇集了档案工作法规,修订了档案管理制度,编印了《南华大学档案工作手册》。对近5年的所有文书档案进行了重新编目、编号、装订和破损档案的修复。重新核实、清理了4个全宗的所有档案,编制了完整的馆藏数据统计表。开始了档案目录计算机录入编制,实现了馆藏档案案卷目录级计算机检索,文书、教学、科技等档案卷内目录级计算机检索达98%以上,较少部分档案达到文件级检索,机读目录达到1.16万条。开展了电子档案接收工作,实行了网上归档,初步实现了档案信息与纸质档案同步归档的网络化管理。改进档案整理方法,采用计算机自动打印,基本实现了集归档、整档、查档为一体的计算机化管理。
---开发利用开始启动。近年来,适应“申博”、“创文明单位”和“本科评估”等重大活动以及日常工作的需要,每年为学校各部门提供查阅服务600多人次,提供档案调阅近2000卷,在申报材料、支撑材料和备查材料的准备方面发挥了积极作用。承办了湖南省省直机关档案第十四协作组会议,参加了该组组织的案卷质量评比竞赛活动和工作年会,参与了衡阳市组织的档案工作行政执法检查,使学校档案工作得到了应有宣传。
二、面临的机遇和挑战
国家关于档案工作的法律法规不断健全,为学校加强档案工作提供了良好的外部环境。学校确立了“依法办学、依法管理、依法治校”的办学方略,为促进档案工作的发展创造了有利条件。学校不断完善管理手段并积极推进信息化建设,为推动档案工作现代化管理和信息化建设打下了重要基础。学校确定实现“两个转变”的目标任务,为档案工作的发展提出了新的要求,也提供了新的契机。
面对档案工作现代化管理和信息化建设的形势,学校档案工作还存在一些差距。
---档案工作意识需要进一步增强。对“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”的认识还不够深入,在学校工作的规划、计划、活动安排等环节的落实上还不够到位,归档率、完整率需要进一步提高。
---档案管理体制需要进一步理顺。从校办分出后的综合档案馆作为学校档案工作的职能管理部门和永久保存与提供利用本校档案的科学文化事业机构的职能定位需要进一步明确和巩固,综合档案馆与档案分室的工作关系需要进一步理顺。
---现代化管理手段需要加快改善,信息化建设需要紧密跟踪。在信息化加快推进的条件下,档案工作面对着与办公网络化相同步、与档案数字化相适应等技术问题,数据库建设和专题编研急需加强。
---档案工作人员素质结构需要进一步改善。档案馆急需增加档案学专业和计算机专业的高级专门人才,急需加强专、兼职工作人员的培训和学习,以提高综合素质和管理、服务水平。
这些问题,在“十一五”期间应采取积极措施逐步加以解决,以确保档案工作的发展与学校整体发展相协调。
三、“十一五”建设与发展指导思想
坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面落实科学发展观,以创新求发展,以发展促服务,紧紧围绕学校“两个转变”的工作大局,完善档案管理体系和现代化管理手段,打好信息化建设基础,优化档案信息资源共享环境,不断增强服务各项工作的能力,努力促进学校档案工作持续健康发展。
四、目标和任务
“十一五”时期的目标是,创建湖南省一级档案馆。通过建设,达到《湖南省档案工作规范化管理》规定的省一级档案馆的基本要求。主要任务是:
(一)健全组织管理体制。学校成立档案工作领导小组和档案鉴定小组,及时研究解决档案工作中的实际问题;对档案工作实行集中统一管理的原则;建立由综合档案馆-档案分室-部门兼职档案员构成的岗位责任明确、运行协调有序的档案工作管理网络。档案工作队伍的学历结构和职称结构达到规定的要求,业务培训制度化。把档案工作列入到学校发展规划和年度计划,体现到校园制度文化之中。
(二)完善保管保护条件。进一步完善库房、办公室和阅览室三分开的条件。购置档案数字化设备。对馆藏具有重要价值的档案进行缩微,对利用频繁的档案进行扫描光盘刻录,逐步实现用复制件代替原件提供利用。筹备开辟特藏室,用以保管价值高、特色强、载体特殊的珍贵档案。完善安全保障体系,改造库房门窗,配备“八防”设施,加快实现消防、防盗报警和库房温湿度调控自动化。
(三)提高档案资源的完整性和整理保管的规范性。做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料保存。重点加强教学主要环节档案、科研过程档案、重大活动和学术活动声像档案、基建地下工程、设备使用维修档案的收集和征集,使归档率达到98%以上,进一步提高档案分类、装订、排列、编目、编号、保管和存放的规范性。建立全宗库及其存放示意图,及时修复破损档案和复制字迹褪色档案,及时公开或销毁到期档案。建立档案管理基本情况统计台帐,做到内容全面,数据准确。
(四)推进档案数字化。把档案信息化工作纳入校园信息化建设体系,重点推进存量档案数字化和增量档案电子化两项工作,探讨构建与数字校园相同步的数字档案管理体系总体框架,逐步装备基础设施条件。利用符合统一规范要求的档案管理软件,包括数字档案馆系统、电子文件接收管理系统、学籍档案管理系统、声像档案管理系统等,加快案卷和文件目录数据库、全文数据库和多媒体数据库的建设进程,到“十一五”末,档案馆 70% 以上的馆藏档案要建立文件级目录数据库,建立专题性档案目录数据库、纸质档案全文信息库、多媒体信息资源库,完成 60% 以上的照片、录音、录像档案的数字化工作。加强档案信息的安全性、凭证性和长期可读性管理。筹备电子文件中心建设,实现电子文件与电子档案一体化管理,确保增量档案的电子化、规范化。通过先进的技术手段,规范整合和有效链接存量数字化档案和增量电子档案的数据信息,实现各类档案信息资源的共享和安全保管。
(五)扩大开发利用。坚持把档案馆建设成为爱国主义教育基地、档案利用服务中心和信息公开场所。提高检索工具的科学性、系统性和准确性,编写《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档目录》和《专题目录》等检索工具。开展档案编研工作,力争完成知名校友、艰苦创业、跨越发展等主题的编研。积极开展和参与档案科研工作,掌握动态,跟踪趋势,把握档案工作的发展方向。做好档案展览和宣传工作。进一步完善档案开放制度,依法向公众开放可公开的信息,简化查阅手续,编印服务指南,开放文件目录,使档案馆成为向学校各部门、师生和社会提供信息服务的重要窗口。挖掘馆藏资源,积淀文化内涵,发挥档案馆的教育功能。
五、主要措施
(一)加强学习与宣传。召开首次全校档案工作会议,总结成绩,表彰先进,学习档案法规和制度,明确管理体制与要求。利用多种形式和载体,宣传档案法规、工作制度、归档范围和归档要求,开展档案信息化建设讲座和专题报告,使更多的部门和人员更加重视档案工作、更好地利用档案资源。
(二)坚持和完善工作制度。把档案部门增列为学校信息化建设工作小组的构成单位,把档案收集、提供和利用情况纳入部门目标管理考核的指标之一和教学、科研与管理人员的职责范围内。推行文书处理部门和业务部门归档整理制度。坚持和完善档案工作“四同步”管理制度,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。坚持和完善档案部门参与鉴定验收制度,即对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加;有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见;没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。坚持和完善文件材料形成部门、课题组立卷制度。修订《南华大学档案管理办法》、《各类档案管理办法》,制定《重点档案管理办法》、《电子文件管理办法》、《实物档案管理办法》、《声像档案归档办法》等制度,加大落实力度。
(三)加强队伍建设。对综合档案馆配备具有本科学历或具有高级职称的档案学和计算机专业技术人员1-2名,对档案分室配齐学历专业职称相适应的人员;根据岗位调整情况,及时明确各部门兼职档案人员;把档案工作人员的学习与培训纳入学校专业技术人员的培训计划,每年有1-2名工作人员参加专业技术学习与培训,努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质档案人员队伍,以适应学校档案工作发展的需要。
(四)建设档案馆网页。不断健全栏目设置,逐步加大信息量,利用网络平台接收信息,并开展现行文件全文信息网上查询、历年文件标题目录网上查询,逐步实现学籍、成绩、照片等档案网上查询,为学校的教学、科研、管理和社会各界提供优质、高效、便捷的服务。
(五)保障经费投入。将档案工作经费列入学校年度经费预算,保持合适的资助强度,有计划地解决现代化管理与信息化建设的经费需要。探讨形成利用学生勤工助学和相关专业学生实习等方式开展数据库建设的工作机制。

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责任编辑:档案馆管理员 
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