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南华大学档案管理办法
作者:档案馆总…    文章来源:本站原创    点击数:    更新时间:2008年10月30日 00:00


?????????????????????????????????????????????????? 第一章? 总则
第一条? 为了加强学校的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,为学校和社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《湖南省档案管理条例》等法律和规章的规定,结合学校实际,制定本办法。


第二条? 本办法所称的档案,是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。依据档案在历史见证、支撑备查、参考利用等方面的相对重要性,分为学校档案馆、档案分室和处级建制部门分别保存和开放利用的档案。
第三条? 档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。学校对档案工作要做到“三纳入”、“四同步”,即:纳入学校规划和年度计划、纳入管理制度体系、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条? 学校对档案实行统一领导、集中管理与分室管理相结合的原则,各处级建制部门和有关人员承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务,共同维护档案的完整、准确与安全。

?????????????????????????????????????????????? 第二章 管理体制与岗位职责
第五条? 学校成立档案工作委员会,设主任委员一名,由分管档案工作的校领导担任,副主任委员一名,委员若干名,由与学校档案工作密切相关的职能部门负责人组成。学校档案工作委员会的主要职责是:
(一)宣传贯彻国家关于档案工作的政策法规,审查学校档案工作规划;
??? (二)审定学校档案管理办法和重要的规章制度;
??? (三)研究决定档案工作的重大事宜;
??? (四)检查、督促学校及各部门档案工作“三纳入、四同步”执行情况;
??? (五)部署对各部门档案工作进行检查、考核与评估。学校档案工作委员会下设秘书长一名,由档案馆负责人担任,具体负责调查研究、收集情况、组织起草学校档案工作文件和组织实施档案工作委员会的决定。
学校成立档案鉴定小组,由相关业务专家组成,负责对疑难档案的进馆鉴定和到期档案的销毁鉴定。
第六条? 学校设立档案馆(副处级)。档案馆是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。学校档案馆的主要职责是:
(一)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全校档案工作;
(二)制订档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;
(三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料,开展档案的开放和利用工作,指导、协助各处级建制部门做好档案工作;
(四)科学管理档案,严守档案机密,确保档案安全;
(五)参与信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;
(六)组织培训专、兼职档案工作人员,开展档案宣传工作和利用者教育活动,参加档案工作协作、学术研究与交流活动;
(七)完成学校领导交办的其他任务。
第七条 各处级建制部门要确定一名负责人分管档案工作,并将档案工作纳入本部门办公室工作职责范围。部门分管档案工作的负责人主要职责是:
(一)组织部门职工学习档案法规,执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入部门工作计划;
(二)加强与学校档案馆的联系,共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查,提高归档率和案卷质量,督促按时归档;
(三)支持部门兼职档案人员开展工作,帮助他们解决实际困难。
第八条? 各处级建制部门和重点科研课题组,均须明确一名工作人员担任兼职档案员。校内所有从事档案工作的专职、兼职人员,以档案馆为主体共同构成全校档案工作网络。部门兼职档案员的主要职责是:
(一)认真学习并严格执行档案工作政策法规和学校档案工作规章制度;
(二)建立并完善本部门(含档案分室和科研课题组)档案的归档体系和规范,负责本部门文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料的完整、准确和系统,并按规定的范围和时间向学校档案馆移交档案;
(三)做好档案的开放利用和安全保密工作,积极参加档案业务学习,主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查。
?????????????????????????????????????????? 第三章? 档案工作人员与条件
??? 第九条? 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、严守机密、勇于创新,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
??? 第十条? 学校档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定;学校档案工作人员属档案专业技术人员,按有关规定实行专业技术职务聘任。档案工作人员要保持相对稳定。
??? 第十一条? 档案工作所需经费由学校单独立项,列入学校年度经费预算。学校各处级建制部门用于本部门档案装具设备和工作条件建设经费在本部门经费中统筹解决。
??? 第十二条? 学校根据办学规模、发展规划和现代化、信息化管理的需要,按照有关要求,有计划地配备或建设档案库房,并对库房配备防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施;对存放声像、实物等特殊载体档案,配备专门库房,并配置必要的设备设施。
??? 第十三条? 根据工作需要,学校有计划地为档案部门配置现代化管理和信息化发展所需的设备设施,使档案管理现代化与学校管理现代化同步发展。

??????????????????????????????????????? 第四章? 文件材料的形成与归档
第十四条 学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产与技术开发、出版物、外事、财会、声像、实物、人物等门类,各类文件材料的归档范围和保管期限按《南华大学档案归档范围和保管期限实施办法》、《南华大学电子文件归档与管理暂行办法》、《南华大学实物类档案管理暂行办法》执行。
第十五条 学校实行文件材料由形成部门和课题组立卷的制度。各部门应归档的文件材料由本部门兼职档案员按照《南华大学部门立卷归档办法》的要求,整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,检查、装订、签字后,分别留存本部门和向学校档案馆移交。
第十六条 学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成对学校有保存价值的各种载体的文件材料,均应按照规定向档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料,其所有权属于个人,必要时档案馆可通过征集、协商代管等形式进行管理。
???? 第十七条 学校有关部门在对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知档案馆相关人员参加。档案人员要对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见并加盖公章。对于没有完整、准确、系统的文件材料的项目,有关职能部门不予鉴定验收,不予申报成果,不予结清尾款。
第十八条? 按自然年度归档的文件材料应在次年三月底前归档;按教学年度归档的文件材料应在教学年度完成后的三个月内(自然年度的十月)归档;重要会议、重大活动等专题性文件材料应在会议活动结束后两个月内归档;科研、基建、仪器设备等成套性文件材料应在项目完成通过鉴定、验收后的两个月内归档。
第十九条? 接收档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,一式两份,写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。

??????????????????????????????????????????????????????? 第五章? 档案管理
第二十条? 学校各门类、各载体的档案原则上应由学校档案馆集中统一管理,对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要,经学校档案工作委员会审议批准后设置分室。档案分室由本部门领导,接受档案馆业务指导和检查。档案分室负责本部门档案的收集、整理、保管、利用工作,并根据有关规定向档案馆移交档案。档案分室配备专职或兼职档案员。除由学校档案馆和档案分室保管以外的档案资料,均由各处级建制部门的办公室或资料室管理。
第二十一条? 学校档案馆(含档案分室,下同)对接收进馆的档案按照《南华大学档案管理及文件归档分类细则》进行分类、编目、排列上柜。
??? 第二十二条? 按照《南华大学国家秘密及其密级具体范围规定》的要求,对馆藏档案实行密级保管。
??? 第二十三条? 档案馆要定期做好档案的鉴定工作,对保管期限已满的档案,应报请学校档案鉴定小组按照有关规定进行鉴定和销毁。
??? 第二十四条? 档案馆要做好档案统计工作,及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据,按照有关规定,向上级档案管理部门报送档案基本情况统计报表。
??? 第二十五条? 档案馆应做好档案保护工作,建立库房管理和检查制度,实行专人负责,严格按照防范要求管理库房,确保档案安全。及时修补、修复或复制残破档案、字迹褪色档案。
第二十六条? 做好档案管理的基础工作,积极推进档案数字化,逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

??????????????????????????????????????????? 第六章? 档案的开放与利用
??? 第二十七条? 档案馆应依法向全校和社会开放档案。档案馆开放档案,应遵循下列规定:
??? (一)凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅属开放范围的档案,并可摘录和复制。
??? (二)凡利用馆藏档案,均应按本馆规定办理利用手续,对校外单位和个人提供服务应按照规定收费。
??? (三)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍。
??? (四)馆藏档案原则不可外借出馆,特殊情况要经馆长批准。对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校酌情处理。
??? 第二十八条? 对于要求查阅、摘录、复制属于尚未开放的档案须经学校主管领导同意。涉及未公开的学术技术问题,须经课题负责人同意并报学校主管领导批准;涉及机密的档案须经学校主管领导批准。
??? 第二十九条? 档案馆应设立专门的阅档室,并提供全宗指南、档案馆指南和各种检索工具。
??? 第三十条? 档案馆应加强档案编研工作,努力开发档案信息资源,有计划地对档案资料进行研究整理,编辑出版各种汇编资料和编研成果,为学校教学、科研和管理工作服务,为社会服务。
??? 第三十一条? 档案馆应认真组织学术理论研究,积极参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,不断提高学术水平。
??? 第三十二条? 档案馆应发挥自身的科学文化功能,利用馆藏资料开展档案宣传教育工作,配合有关部门做好校史陈列馆、博物馆的开办工作和相关专业的实践教学工作。

??????????????????????????????????????????? 第七章? 考核与奖惩
第三十三条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度(检查评比办法另订),每年底由学校档案工作委员会布置,学校档案馆具体组织对各处级建制部门的档案工作进行考评,对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、对档案编研及服务工作优秀者给予奖励。
第三十四条 有下列行为之一者,学校档案工作委员会依据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,报请学校对直接责任人给予行政处分;造成损失的,要根据档案价值和数量,责令赔偿;情节严重、触犯刑律的,要依法追究法律责任:
??? (一)损毁、丢失属于学校所有的档案的;
??? (二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的;
??? (三)涂改、伪造档案的;
??? (四)擅自出卖或者转让学校档案的;
??? (五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的;
??? (六)不按规定时间归档或不按期移交档案并经多次教育不改的;
??? (七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施造成档案损失的;
??? (八)档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

???????????????????????????????????????????????? 第八章? 附则
第二十五条 关于干部人事档案的管理,按照中央组织部、国家档案局联合发布的组通字[1991]第13号文件,即《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理。
第二十六条? 本办法由学校档案馆负责解释。
第二十七条 本办法经校长办公会议通过,自公布之日起施行。学校原有相关规定同时废止。

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责任编辑:档案馆总编 
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