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南华大学档案工作务实一百题
作者:档案馆管…    文章来源:本站原创    点击数:    更新时间:2010年06月27日 00:00


??????档案工作务实一百题

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南华大学档案馆编印


二〇一〇年五月


目??? 录
一、常用术语
1什么是高等学校档案
2什么是档案管理
3什么是文书档案
4什么是科学技术档案
5什么是声像档案
6什么是实物档案
7什么是档案文件
8什么是电子文件
9什么是档案收集
10什么是归档
11什么是档案移交
12什么是档案鉴定
13什么是销毁
14什么是档案整理
15什么是立档单位
16什么是全宗
17什么是案卷
18什么是立卷
19什么是档号
20什么是档案利用
21什么是档案开放
22什么是档案公布
23什么是档案保管
24什么是档案保护
25什么是档案装具
26什么是密集架
27什么是档案复制
28什么是档案统计
29学校档案分为哪几类
30什么是兰台
二、机构与职责
31档案馆、档案室的性质是什么
32学校档案馆的职责是什么
33档案管理网络构成要素有哪些
34分管档案工作的校领导职责是什么
35部门分管档案工作负责人的职责是什么
36部门兼职档案员的职责是什么
37学校工作人员在档案工作中的义务是什么
三、收集与积累
38各档案室如何做好档案收集工作
39学校档案馆如何做好档案收集工作
40文件材料的立卷是如何分工的
41在归档工作中担负双重职责的部门有哪些
42党群类档案归档范围和保管期限是怎样规定的
43行政类档案归档范围和保管期限是怎样规定的
44教学类档案归档范围和保管期限是什么
45各学院部必须归档的资料是哪些,其他应归的资料是哪些
46科学研究类档案归档范围和保管期限是什么
47产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限是什么
48基本建设类档案归档范围和保管期限是什么
49仪器设备类档案归档范围和保管期限是什么
50出版类档案归档范围和保管期限是什么
51外事类档案归档范围和保管期限是什么
52财会类档案归档范围和保管期限是什么
53声像档案包括哪些载体
54声像载体类档案归档范围和保管期限是怎样规定的
55 实物类档案的归档范围和保管期限是怎样规定的
56实物类档案的二级类目是怎样划分的
57人物类档案归档范围和保管期限是怎样规定的
58 电子文件的收集与积累包括哪些内容
59收集与积累电子文件有哪些要求
四、档案整理
??? 60归档文件整理的原则是什么
61归档文件质量要求是什么
62归档文件整理步骤有哪些
63文书档案整理单位是什么
64文件分类方法是什么
65如何划分全宗号
66我校确定的归档文件分类是什么
67怎样排列文书档案
68件号编制的方法和步骤是什么
69怎样编制盒号与填写盒脊
70如何填写件内档案归档章
71怎样装订
72怎样编页号
73怎样编目与装盒
74“立卷”文档如何组卷
75“立卷”文档如何装盒
76“立卷”文档如何编目
77如何确定跨年度的文件材料的时间
78如何确定具有多个时间特征的文件材料的时间
五、归档与移交
79我校规定的归档时间是什么
80实物档案的归档时间是什么
81档案移交时间是怎样规定的
82移交档案的质量要求是什么
83什么是逻辑归档
84什么是物理归档
85档案移交应办理哪些手续
86实物类档案的归档要求是哪些
六、保管与保存
87机关文书档案的保管期限有哪几种
??? 88档案库房有哪些要求
89档案管理应配备哪些条件
90档案管理应达到哪些要求
91声像载体档案的保管条件是什么
92归档电子文件的保管条件是什么
93怎样确保归档电子文件的有效性
94怎样进行档案鉴定
??? 95怎样进行档案统计
七、服务与利用
96 如何进行档案的开放利用
97 档案利用有哪些手续
??? 98 档案馆开放档案应遵循哪些规定
99 利用未开放档案应怎样审批
100 给予行政处分和追究法律责任的情况是什么

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南华大学档案工作务实一百题

一、常用术语
1什么是高等学校档案
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
高等学校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。
依据档案在历史见证、支撑备查、参考利用等方面的相对重要性,分为学校档案馆、档案分室和处级建制部门分别保存和开放利用的档案。
档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。
2什么是档案管理
是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
3什么是文书档案
是指反映党务、行政管理等活动的档案。
4什么是科学技术档案
是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
5什么是声像档案
是指记录声音或影象的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。
6什么是实物档案
是指以物质实体为载体,能够反映国家机构、社会组织发展历史真实面貌,并具有保存价值的特定物品。一般包括奖品、印章、名人字画、礼品和纪念品等。
7什么是档案文件
是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
8什么是电子文件
是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。
9什么是档案收集
是指档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
10什么是归档
是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
11什么是档案移交
是指档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接受方档案馆保存的过程。
12什么是档案鉴定
是指确定档案真伪和价值的过程。
13什么是销毁
是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
14什么是档案整理
是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。
15什么是立档单位
是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
16什么是全宗
是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。我校档案由4个全宗组成:中南工学院全宗、衡阳医学院全宗、核工业第六研究所全宗、南华大学全宗。
17什么是案卷
是指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
18什么是立卷
是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
19什么是档号
是指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
20什么是档案利用
是指利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。
21什么是档案开放
是指档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。
22什么是档案公布
是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。
23什么是档案保管
即维护档案的完整与安全的活动。
24什么是档案保护
即防止档案受损,延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
25什么是档案装具
即用于存放档案的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。
26什么是密集架
即为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。
27什么是档案复制
即利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。
28什么是档案统计
是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜索、整理和分析的活动。
29学校档案分为哪几类
学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产与技术开发、出版物、外事、财会和声像、人物、实物等类。
30什么是兰台
兰台,汉代宫内的档案库房,用以收藏地图、户籍等档案及图书,由御史中丞掌之。因此,后世称御史为兰台,并派官员充任兰台令史。东汉时,班固为兰台令史,受诏撰史。因此,后世亦称史官为兰台。至唐高宗,改秘书省为兰台,不再是专门保管档案、图书的处所。经过两千多年的演变,现在,“兰台”一词已成为用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词,档案工作者也就被称为“兰台人”。

二、机构与职责
31档案馆、档案室的性质是什么
高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构。档案馆为系处级建制,由校长直接领导。
为适应某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案的需要而设立的机构或部位,称为档案分室,目前,学校有人事、学生等分室。档案分室是档案部门的分支机构,受档案部门和业务主管部门双重领导。
各处级建制部门设立档案室,属于内部工作部位。
32学校档案馆的职责是什么
(1)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
(2)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
(3)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
(4)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
(5)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
(6)开展档案的开放和利用工作;
(7)开展学校档案工作人员的业务培训;
(8)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
(9)开展国内外档案学术研究和交流活动。
(10)完成学校领导交办的其他任务。
33档案管理网络构成要素有哪些
有分管校领导、综合档案馆和档案分室专职档案员、各处级建制部门分管领导、各处级建制部门档案室兼职档案员等。
34分管档案工作的校领导职责是什么
(1)贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级的指示、决定;
(2)加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划,列入学校议事日程,纳入学校工作计划和工作总结,纳入学校管理制度,纳入各部门分管档案工作负责人的职责,督促分管部门按上级和学校综合档案馆的要求做好应做的工作;
(3)关心档案工作和档案馆的建设,从人力、财力、物力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与学校的各项工作协调发展。
35部门分管档案工作负责人的职责是什么
(1)贯彻执行档案工作的法律法规,落实学校档案工作的规章制度;
(2)加强档案工作的管理,把档案工作纳入本部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作;
(3)主动配合学校档案馆共同做好本部门档案业务的监督、指导和检查工作;
(4)为本部门配备政治、业务素质较好的档案员,并保持相对稳定;为档案员开展工作创造必要条件,及时解决实际问题和困难;
(5)检查本部门档案员履行职责的情况,监督、检查本部门文件材料形成积累、整理组卷、归档移交的全过程,保证归档文件的质量。
36部门兼职档案员的职责是什么
(1)认真学习并严格执行档案工作政策法规和学校档案工作规章制度;
(2)建立并完善本部门(含档案分室和科研课题组)档案的归档体系和规范,负责本部门文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档、保管等工作,保证归档文件材料的完整、准确和系统,并按规定的范围和时间向学校档案馆移交档案;
(3)做好档案的开放利用和安全保密工作,积极参加档案业务学习,主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查。
37学校工作人员在档案工作中的义务是什么
学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成对学校有保存价值的各种载体的文件材料,均应按照规定向档案室或档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料,其所有权属于个人,必要时档案馆可通过征集、协商代管等形式进行管理。
三、收集与积累
38各档案室如何做好档案收集工作
首先,要明确本部门应该归档的范围,预备好资料袋或盒,俗称设立“口袋”,以便随时存放档案资料。
其次,要熟悉本部门的工作职责,了解工作流程,掌握工作状况,及时、完整、准确地收集资料,平时把资料存入“口袋”中。
第三,要经常清理资料,做好初步筛选,计算机输入资料目录。
第四,要在规定的时间按照有关规范整理全部资料,核实目录,填写相应说明和表格,及时移交学校档案馆;或装订成卷、件,编写档号和必要的说明,留在本部门保存。
39学校档案馆如何做好档案收集工作
基本步骤同上,还包括档案的征集和协商代管。目前还没有向上级档案部门移交档案的要求。
40文件材料的归档是如何分工的
总的分工是,文件材料的整理归档由文件材料形成部门或文书处理部门及课题组负责。具体分工是:
(1)学校在党群、行政、教学、科研产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事和财会等各类管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件),由相应的部门按职责分工负责归口归档。
(2)上级和所在地市级来文,全校性、综合性的党群部分由学校党委办公室负责归档,行政部分由校长办公室负责归档;专业性的或具体业务性的按职能划分,由各承办处级建制部门负责归档。
(3)需要两个及以上部门办理的文件,由主办部门负责归档,协助部门配合提供相应资料。
(4)以党委和学校名义的发文,由党办、校办分别归档;以各部门名义的发文,由各部门归档。
(5)党委和学校召开的代表大会、全体委员会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由党办或校办分别归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料,由主办部门归档。
(6)各部门向党委、学校的请示、报告正文及相应的批复、批件的原件、底稿,由党办或校办归档,呈报部门保存复制件。
(7)各临时机构、撤消机构形成的文件材料,应在机构撤消前做好整理工作,移交学校综合档案馆保存,任何人不得擅自带走或销毁。
(8)重要的人民来信来访材料,由承办部门归档。
(9)科学研究、产品生产与科技开发所形成的业务材料由课题组、项目组负责归档。
41在归档工作中担负双重职责的部门有哪些
有:教务处(行政管理类和教学类)、科技处和高教所(行政管理类和科研类)、产业办或相应的科技产业管理机构(行政管理类和产品生产与科技开发类)、总务处或基建处(行政管理类和基本建设类)、资产处或设备处(行政管理类和仪器设备类)、期刊社和高教所(行政管理类和出版类)、国际交流与合作处(行政管理类和外事类)、财务处(行政管理类和财会类)、人事处(行政管理类和人物类)、组织部(党群管理类和组织干部类)。
42党群类档案归档范围和保管期限是怎样规定的
DQll 党委办公室
一、上级文件
1.上级党政机关和业务主管机关(统称上级机关,下同)召开的会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言,永久;
2.上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话,永久;
3.上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件,永久;
4.上级机关召开会议的文件(非专指本校)属于方针政策或重大问题的具有重要历史价值的重要文件,定期30年;属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的简报、发言和参阅材料,定期10年;
5.上级机关普发的文件,属于重要的,永久或定期30年;属于一般的,定期10年;
二、同级外来文
7.代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文,永久;
8.同级机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、通报、批示,永久或定期30年;
9.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等,定期10年;
三、本级文件
10.党委工作规章制度,定期30年;
11.本校党代会文件材料
(1)召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等,永久;
(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议受到的重要贺电、贺信,定期30年;
??? (3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样,定期10年
12.本校党委会、常委会、党委扩大会、书记校长碰头会、民主生活会、总支书记会记录、纪要、决议及会议讨论的文件,永久;
13.党委向上级有关部门的请示,永久;
14.党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结),永久;
15.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知,永久;
16.以党委名义召开的工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言等材料,永久;
17.校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料,永久;
18.校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿,永久;
19.党委工作简报、情况反映、工作信息,永久;
20.党委大事记,永久;
21.党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料,永久;
22.党群系统启用新印章的文件和印模及旧印章,永久;
23.党群系统重要统计材料,永久;
24.党委保密、秘书工作的有关文件,定期30年;
25.重要的群众来信来访及处理材料(有领导批示和处理结果的),定期30年;
26.党委与有关机关联系、协商工作的来往文件,定期30年;
27.以党字、校党办字文号编制的文件,永久或定期30年;
28.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年;
四、下级文件
29.分党委、各总支、直属支部上报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复(各上报单位保留复制件),定期30年。
DQll-1分党委、总支、直属支部
1.上级关于分党委、总支、直属支部工作的文件,定期30年;
2.分党委、总支、直属支部工作规章制度,定期30年;
3.分党委、总支、直属支部工作计划、报告、决定、总结、请示及批复、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录和重要统计,定期30年;
4.分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料,定期30年;
5.分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料,定期30年;
6.以分党委文号编制的文件,永久或定期30年;
7.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQll-2政策研究室、法律事务室
1.上级有关文件;
2.与学校有关的起诉、应诉、判决等法律事务文件;行政诉讼、仲裁文件材料;
3.学校建设、改革、发展等规划、方案的调研报告、论证材料。
DQ12 纪检委、监察处
1.上级纪委关于纪检、监察工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;属于针对本校的,永久;
??? 2.纪委、监察工作规章制度,定期30年;
??? 3.纪委、监察工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计,永久;
??? 4.纪委、监察会议记录,年度(届次)工作会议主报告、领导讲话、典型发言材料,在上级会议上交流的经验材料,定期30年;
??? 5.党员处分、复查资料,定期30年;
6.群众来信来访及处理意见,定期10年;
7.纪委、监察立案调查、处理的材料,定期30年;
8.以校纪委文号编制的文件,永久或定期30年;
9.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl3 组织部
1.上级关于组织工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对半校的,永久;
2.组织工作规章制度,定期30年;
3.本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计,长久;
4.“七一”会议领导讲话,组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料,定期30年;
5.本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知,永久;
6.科级以上干部任免、调动、离休、享受待遇的决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表),永久;?
7.上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知,永久;
8.校级干部年度考评材料,永久;
9.副处级以上干部名册,永久;
10.分党委、总支、直属支部、支部改选报告、审批材料,定期30年;
11.分党委、总支、直属支部、支部委员名册,定期30年;
12.党员名册,定期30年;
13.关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格,党员退党文件材料,定期30年;
14.发展新党员、预备党员转正的名册,定期30年;
15.党员和党组织情况统计年报表,永久;
16.党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根,定期30年;
17.表彰先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的文件与名单,获市级以上表彰奖励的集体和个人先进事迹材料,永久;
18.出席市级以上党代会代表名单、登记表,永久;
19.处级部门考核材料、干部奖励材料、党员干部教育材料、离休干部材料,定期30年;
20.党校工作计划、总结、重要通知、情况统计、调研考察报告,定期30年;
21.以组织部文号编制的文件,永久或定期30年;
22.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl4 宣传部
1.上级关于宣传工作的文件,普发的,定期30年或定期10年;针对本校的,永久;
2.宣传工作规章制度,定期30年;
3.本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计,永久;
4.教职工政治思想工作动态及调查材料,年度(届次)宣传思想工作会议主报告、领导讲话、表彰奖励材料,定期30年;
5.理论学习的决定、通知、计划、总结,党委中心组会议领导讲话、典型发言、会议记录,汇编成册的心得体会,定期30年;
6.反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表,永久;
7.以学校宣传部文号编制的文件,永久或定期30年;
8.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl5 统战部
1.上级关于统战工作的文件,普发的,定期30年或定期10年;针对本校的,永久;
2.统战工作规章制度,定期30年;
3.本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结和重要统计,永久;
??? 4.统战工作情况调查、典型材料、统计报表,永久;
5.本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料,永久;
6.台、港、澳和侨务工作材料,定期30年;
7.各民主党派成员和负责人名册及有关材料,定期30年;
8.统战工作重要会议记录,定期30年;
9.各民主党派任免(本校教职工)干部的通知,永久;
10.以学校统战部文号编制的文件,永久或定期30年;
11.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl6 工会
1.上级关于工会工作的文件,普发的,定期30年或定期10年;针对本校的,永久;
2.工会工作规章制度,定期30年;
3.工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计,永久;
4.会员代表大会和教职工代表的有关文件
(1)请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告,重要的声像材料,永久;
(2)重要通知、大会纪要派、简报、候选人情况介绍、重要的贺电贺信、提案及办理结果,定期30年;
(3)筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证,定期10年;
5.表彰工会先进集体、先进个人的材料、名单,定期30年;
6.处分会员的有关材料,定期30年;
7.工会委员会会议记录、纪要,定期10年;
8.会员名册及基层工会干部名册,定期30年;
9. 妇女工作材料,定期30年;
10.以学校工会文号编制的文件,永久或定期30年;
11.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl7 团委
1.上级关于共青团工作的文件,普发的,定期30年或定期10年;针对本校的,永久;
2. 共青团工作规章制度,定期30年;
3.团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计,永久;
4.团代会、学代会文件
(1)关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件,重要的声像材料,永久;
(2)大会议程、纪要、简报、重要的贺电贺信、提案,定期30年;
(3)筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证,定期10年;
5.团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知,定期30年;
6.团组织、团专职干部统计年报,永久;
7.团委工作典型调查材料、优秀团员的材料,定期30年;
8.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料,定期30年;
9.处分团员的材料及复查材料,定期30年;
10.批准入团、离团材料及名单,定期30年;
11.团干部名单,定期30年;
12.团员名册,定期30年;
13.团委会议记录,定期30年;
14.学生会文件、材料,定期30年;
15.本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料,定期30年;
16.各分团委的有关材料,定期30年;
17.团委牵头进行的重大活动的有关材料,定期30年;
18.社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料,定期30年;
19.以校团委文号编制的文件,永久或定期30年;
20.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。

?43行政类档案归档范围和保管期限是什么
XZll 校长办公室
?一、上级文件(上级有关高校行政管理的文件)
1上级党政机关和业务主管机关(统称上级机关,下同)召开的会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言,永久;
2上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话,永久;
3上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件,永久;
4上级机关召开会议的文件(非专指本校)属于方针政策或重大问题的具有重要历史价值的重要文件,定期30年;属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的简报、发言和参阅材料,定期10年;
5上级机关普发的文件,属于重要的,永久或定期30年;属于一般的,定期10年;
二、同级外来文
6代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文,永久;
7同级机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、通报、批示,永久或定期30年;
8同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等,定期10年;
三、本级文件
9学校规章制度,永久;
10学校年度、学期工作计划、报告、总结,永久;
11校长办公会议、校长书记碰头会议、党政联席会议的记录、纪要,永久;
12校务委员会委员名单,会议的记录、纪要,永久;
13以学校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知,永久;
14全校性的工作会议和重要座谈会的通知、主报告、领导讲话、典型发言或经验介绍、会议总结、提交讨论的文件材料等,定期30年;
15校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话,参加校外会议发言稿,声像材料,定期30年;
16本校发展规划、计划及上级批复,永久;
17本校向上级有关部门的请示,永久或定期30年;
18学校评估材料,永久;
19有关全校性工作的调查材料和经验总结,永久;
20学校年报表、综合统计及统计资料汇编,永久;
21启用新印章的文件和印模及旧印章,永久;
22本校历史沿革、情况介绍,永久;
23本校大事记、年鉴、简报、信息、动态,永久;
24党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料,永久或定期30年;
25学校领导同上级领导关于学校工作的重要来往信件,定期30年;
26校庆工作材料:
(1)校庆工作的筹备计划、通知、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电贺信、纪念品、声像材料,永久;
(2)校庆活动的一般材料,定期30年;
27学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的材料,声像资料,定期30年;
28学校组织的知名人士治丧活动材料,声像资料,定期30年;
29本校著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像资料,定期30年;
30校史工作材料,定期30年;
31校友工作材料,定期30年;
32群众来信来访及处理材料(有领导批示和处理结果的),定期30年;
33普选工作材料,定期10年;
34以校字、校办字文号编制的文件,永久或定期30年;
35其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年;
四、下级文件
36 学校各院、部、处(社、馆、中心等)上报学校的工作计划、总结、报告、请示及批复(各上报单位保留复制件),定期30年;
XZll-1 附属单位
1上级关于附属单位工作的文件,普发的,定期30年或定期10年;针对本单位的,永久;
2 附属单位工作规章制度,定期30年;
3会议记录、纪要、简报,定期30年;
4工作计划、报告、决定、总结、重要统计,定期30年;
5关于单位内机构设置、变化的文件材料,永久;
6干部任免文件及名册,永久;
7教职工名册,定期30年;
8副高以上专业技术职称名录,永久;
9以附属单位文号编制发布的文件,永久或定期30年;
10其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl2 人事处
1 上级机关有关人事工作的文件,定期30年;
2 本校人事工作的规章制度,定期30年;
3 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录,永久;
4 关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复,永久;
5 关于校内机构设置、变化的文件材料,永久;
6 人事处权限内的干部任免文件及名册,永久;
7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料,定期30年;
8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料,定期30年;
9 教职工动态月报,定期30年;
10师资培养、管理工作计划、规定、总结,永久;
11教师进修计划、安排、总结,定期30年;
12教师工作量的规定及执行情况,定期30年;
13 教师业务考核材料,定期30年;
14 人事统计报表,永久;
15 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表,永久;
16 教研室、研究室正副主任名册,定期30年;
17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表),定期30年;
18 教职工工资调整材料、名册,定期30年;
19 教职工转正定级、聘干材料,定期30年;
20 教职工校内调动材料,定期30年;
21教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信),定期30年;
??? 22 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根),定期30年;
23 教职工援外和支援边远地区材料,定期10年;
24 教职工退职、离职和出国的有关材料,定期30年;
25 教职工除名、复职的处理材料,定期30年;
26教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料,定期30年;
27 教职工退休后重新工作的材料,定期30年;
28 教职工福利工作,定期30年;
29 教职工商调函件,定期30年;
30 使用临时工有关材料,定期30年;
31 人民来信来访材料,定期30年;
32以校人字文号编制发布的文件,永久或定期30年;
33学校召开的人才(师资)工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料,定期30年;
34其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl2? 离退休职工管理处
1上级关于离退休职工管理工作的文件,定期30年;
2离退休职工管理工作规章制度,定期30年;
3本校离退休职工管理工作计划、决定、总结、重要统计,永久;
4离退休职工管理工作情况调查,定期30年;
5其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年
XZl3? 审计处
1上级有关审计工作的文件,定期30年;
2 本校审计工作规章制度,定期30年;
3 审计工作计划、总结、报告,定期30年;
4 审计工作统计年报及重要报表,定期30年;
5审计通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文,审计意见书、移交处理书等审计公文,定期30年;
6审计报告、审计报告征求意见书,被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿,定期30年;
7审计工作方案,检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录,定期30年;
8有关审计项目的请示、报告、批示、会议记录,定期30年;
9重要的来信来访,相关记录,定期30年;
10扣交款、停止拨款、冻结银行帐号的通知书和回执,定期30年;
11其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl4 保卫处
1上级有关公安保卫工作的文件,定期30年;
2 本校公安保卫工作规章制度,定期30年;
3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表,永久;
4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书,定期30年;
5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复,定期30年;
6 要害部门的公安保卫、消防工作,定期30年;
7 保卫工作简报,定期30年;
8 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件,定期30年;
9 社会治安、综合治理材料,定期30年;
10其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl4 武装部
1上级有关武装工作的文件,定期30年;
2本校武装部职责范围内的规章制度,定期30年;
3武装部工作计划、总结、调查报告,定期30年;
4武装部工作统计年报及重要报表,定期30年;
5复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡),定期30年;
6其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl5 总务处
1上级有关后勤管理工作的文件,定期30年;
2 后勤管理工作规章制度,定期30年;
3 本校后勤管理工作计划、报告、调查材料、总结、统计,定期30年;
4 房屋管理、调配使用、转移等方面的规定、总结,定期30年;
5 校内房产及水、电、气、暖等管网维修、改造的计划、报告、批复、图纸等材料,永久;
6征地批准文件,签订的合同、协议书,土地证书,红线图,拆迁补偿协议,永久;
7本校关于地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图,永久;
8有关土地、房产纠纷的来往文书及处理结果,永久;
9产权证书,永久;
10教职工住房产权管理的工作材料,永久;
11防震、防汛、三废治理工作的文件材料,定期30年;
12 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件,定期30年;
13 师生员工健康状况调查材料及统计表,永久;
14上级有关计划生育工作的文件,本校计划生育工作的有关规定,计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表、领取独生子女证名册,定期30年;
15本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册,定期30年;
16车辆工作的有关文件材料,定期10年;
17 伙食工作的有关材料,定期10年;
18 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl5? 后勤服务中心
1上级有关后勤服务中心工作的文件,定期30年;
2 后勤服务工作规章制度,定期30年;
3 本校后勤服务工作计划、报告、调查材料、总结、统计,定期30年;
4伙食工作的有关材料,定期10年;
5校园绿化工作的有关材料,定期10年;
6其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl6? 综合档案馆(博物馆比照执行)
1 上级有关档案工作的文件,定期30年;
2 学校档案工作规章制度,定期30年;
3 本校档案工作计划、报告、总结,定期30年;
4 档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报,永久;
5 档案编研成果及出版物,永久或定期30年;
6 档案销毁报告及销毁清册,永久;
7 档案馆指南、全宗介绍,永久;
8其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl6? 图书馆
1 上级有关图书馆工作的文件,定期30年;
2 图书馆工作规章制度,定期30年;
3 图书馆工作计划、报告、总结,定期30年;
4 图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报,永久;
5 图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册,定期30年;
6校外交流的有关材料,定期30年;
7 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。

44教学类档案归档范围和保管期限是什么
JXll? 综合---教务处、研究生处、继续教育学院、船山学院
1 上级下达的有关教学工作的文件材料,普发的,长期或短期;针对本校的,永久;
2 学校召开的教学(教育)工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料等,长期;
3 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法,永久;
4 学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结,永久;
5 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料,长期;
6 联合办学材料,非学历教育材料,进修班材料,长期;
7 教学工作统计报表,永久;
8 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
JXl1 综合--学生处、学生工作部、研究生工作部、继续教育学院、船山学院
9 上级关于学生工作的文件,普发的,定期或定期;针对本校的,永久;
10学生工作规章制度,长期;
11学生工作计划、决定、报告、总结、统计,永久;
12学校召开的学生工作会议或德育工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料等,长期;学生工作典型调查材料,长期;
12学生思想政治工作队伍的选拨、管理文件,长期;
13各院系学生思想政治工作人员名单,长期;
14勤工助学的有关材料,长期;
15优秀毕业生、先进班集体评选材料,长期;
16毕业生集体照片,学士服、硕士服、博士服照片,电子底片,永久;
17学生违纪处分材料,永久;
18其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
JXl2? 学科与实验室建设--教务处、研究生处、船山学院
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料,长期;
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料,永久;
3 重点学科、专业、实验室建设材料,永久;
4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料,长期;
5 学科、专业、实验室建设统计报表,永久;
6博士、硕士研究生导师名册,长期。
JXl3 招生---招生就业处、继续教育学院、船山学院
1 上级有关招生工作的文件材料,长期;
2 招生计划、规定、生源计划,长期;
3 新生录取材料及新生名单,长期;
4 委培、代培、自费生计划、合同及名单,长期;
5招生宣传、招生工作总结,短期;
6研究生入学试题库集标准答案,长期。
JXl4 学籍管理---教务处、研究生处、继续教育学院、船山学院
1 新生入学登记表,永久;
2 学生学籍卡片,永久;
3 学生成绩总册,永久;
4 在校学生名册,永久;
5 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学),长期。
JXl5 课堂教学与教学实践---教务处、研究生处、继续教育学院、船山学院
1 各专业培养方案、教学计划、教学大纲,永久;
2 课程建设要求及安排,校历表,课表, 长期;
3 各系、科、专业课程试题库,长期;
4 典型教案、重要备课记录,长期;
5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料,短期;
6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料,短期;
7 学校召开的实验或实践教学、临床教学工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料等,长期。
JXl6 学位---教务处、研究生处、船山学院
1 上级有关学位工作文件材料,长期;
2 本校学位评定条例、办法及计划、总结,长期;
3 学位委员会会议记录、决定,长期;
4 学位委员会授予各层次学位清册, 永久;
5 本科生优秀学士学位论文,长期;
6 博士、硕士研究生学位论文及答辩、评审材料,长期;
7审核发放研究生结业证书、学位证书的名册,永久。
JXl7 毕业生---招生就业处、船山学院
1 上级有关毕业分配的文件材料,长期;
2 大学生就业工作规章制度,长期;
3 毕业生工作计划、报告、总结、统计,长期;
4 毕业生正式就业方案及调配派遣名册,永久;
5 毕业证、派遣证存根领取签收册,长期;
6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料,长期;
7其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
JXl8 教材---教务处、研究生处、船山学院
1 自编、主编教材(样书),长期;
2 各系各专业使用教材目录,长期;
3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集,长期;
4 其他有保存价值的自编参考资料(包括声像材料),短期。

45各学院部必须归档的资料是哪些,其他应归的资料是哪些
1本科生毕业论文及评审意见,长期;
2课堂教学材料、课程进度表,短期;
3教师任课安排、教案,长期;
4优秀实习报告,短期;
5本专业教学检查、调查材料及总结,短期;
6教师工作量核算、登记材料,短期;
7各类短训班、进修班、专业证书班学院名册、成绩单及发放结业证书审批表,长期。
各学院部其他应归的资料,见《南华大学各学院部档案资料分类目录(试行)》。

46科学研究类档案归档范围和保管期限是什么
KY11? 综合---科技处、高教所
1 上级下发的科研工作文件材料,普发的,长期;针对本校的,永久;
2上级下达的各类科研计划,永久;
3科研经费的申请、批复,永久;
4科研项目经费使用情况报告,短期;
5科研项目获奖材料(包括奖状、证书),永久;
6本校教职工主编或参编正式出版的专著,核心期刊上发表的论文,国家报纸理论版发表的文章,获奖的论文和专著;出版专著和发表论文的年度目录,长期;
7科研成果汇编材料,长期;
8科研年鉴和年报表,永久;
9学校举办的全国性学术会议报告、批复、纪要、论文等有关材料,长期;
10学校召开的全校性科技工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、表彰奖励文件、提交讨论的规章制度等,长期;
11学术委员会会议记录、决定,长期;
12学会工作、学术活动材料,短期;
13其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
KY12 完成并通过鉴定的科研课题材料---科技处、高教所、各课题组或项目组
KY12-1?? 科研准备阶段
1 开题报告与课题调研论证材料,长期;
2 任务书、合同、协议书,永久;
3 课题研究计划,长期;
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告,长期;
5 课题投资和预决算材料,短期。
KY12-2 研究实验阶段
1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关健配方、工艺流程及综合分析材料),永久;
2 数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果),??????????????????????????????????????????????????? 永久;
3 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等),永久;
4 研究工作阶段小结、年度或专题报告,长期;
5 配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等,永久;
6 样品、标本等实物的照片及目录,永久。
KY12-3 总结鉴定阶段
1 研究报告、研制报告,永久;
2 技术说明、使用说明,永久;
3论文、专著,永久;
4成果鉴定书、专家评审意见,永久;
5 成果鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见),长期;
6 推广应用意见,永久。
KY12-4 申报奖励阶段
1 科研成果登记表、报告表,永久;
2 科研成果奖励申报与审批材料,永久;
3 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件,永久;
4 专利申请书或证书原件或影印件,永久;
5 成果转让合同、协议书及经济效益证明等推广应用材料,永久。
KY12- 5 取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料,长期。

47产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限是什么
CP11? 综合—科技处、科技产业公司
1上级关于产品生产与科技开发管理的文件,普发的,长期;针对校的,永久;
2本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表,长期;
3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示,长期;
4 成立或撤消校办企业的请示、批复,长期;
5 关于校办产业重要会议记录、纪要,长期;
6产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表,永久;
7与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料,长期;
8企业财务年度报表,永久;
9企业资产表,长期;
10校办产业大事记,永久;
11科技产业工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料,长期;
12其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
CP12—1 研制与开发产品的文件材料—科技处、科技产业公司、项目组,下同
1科学技术成果登记表,长期;
2成果鉴定书或评审意见,长期;
3成果鉴定会议材料、评议记录,长期;
4研制报告技术报告,长期;
5样品或实物照片,长期;
6方案论证材料,长期;
7开题报告、任务书、协议书、合同,长期;
8总体方案设计材料,长期;
9 全套设计定型图纸,长期;
10产品试验定型图纸,长期;
11实验数据、分析、测试报告,长期;
12通用件、标准件、外购件、外协件明细表及图样目录,长期;
13产品配方与调试要点,长期;
14阶段总结、报告,长期;
??? 15 产品说明书、技术条件与标准、产品证明书等,长期;
16产品鉴定证书、产品合格证书,长期;
17获奖材料、专利材料,长期;
18论文、专著及学术活动材料,长期;
19成果转让合同、协议书及经济效益证明等推广应用材料,长期。
CP12—2 产品生产阶段的文件材料
1生产任务书及上级指示文件、生产方案计划,长期;
2全套工艺定型图纸、技术条件说明书,长期;
3工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料,长期;
4 生产定型报告及批复,长期;
??? 5重大质量事故分析,重要联席会议纪要,长期;
??? 6 各种更改单及技术通知单,长期;
??? 7生产工作总结报告、技术工作总结报告,长期。
CP12—3 产品销售管理的文件材料
1 产品用户清册,长期;
2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录,长期;
3 用户反馈的产品技术文件材料,长期;
4 产品说明书、宣传品、广告样张,短期;
5 产品用户交验协议,短期。
????????????????????????
48基本建设类档案归档范围和保管期限是什么
JJ11 综合—总务处、规划建设处
1 上级有关基建工作的文件,长期
2 基建工作规章制度,长期
3 基建工作计划、总结,长期
4 基建工作总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明,永久;
5 有关扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图,与基建项目共存;
6基建工程统计表及财务预算决算表,长期
7基建工作年度(季度)统计报表,永久;
8 学校征地范围总体地质勘探、地形测量材料,永久;
9其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
JJ12-1 可行性研究---总务处、规划建设处、项目施工单位,下同
1 项目建议书及上级批复,永久;
2 可行性研究报告,永久;
3 项目评估,永久;
4 环境预测、调查报告,永久;
5 设计任务书及计划任务书,永久。
JJ12-2 设计基础
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明,永久;
2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录,永久;
3? 水文、气象、地震等其它设计基础材料,永久。
JJ12-3 设计文件
1 初步设计,永久;
2 技术设计,永久;
3 施工图设计,长期
4 技术秘密材料、专利文件,永久;
5 关键技术实验,永久;
7 总体规划设计,永久;
8 设计评价、鉴定及审批,定期。
JJ12-4 工程管理文件
1 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件,永久;
2 施工资质,永久;
3 环保三同时、消防、卫生等条件,水、电、气、暖供应协议书,永久。
JJ12-5 施工
1 土地施工文件,
(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要,短期;
??? (2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺,长期
??? (3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定,长期
??? (4)建筑材料实验报告,长期
??? (5)设计变更、工程更改洽商、材料代用核定审批,永久;
??? (6)土建施工定位测量地质勘察,永久;
??? (7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图,永久;
??? (8)隐蔽工程验收记录,永久;
??? (9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录,事故处理报告,永久;
??? (10)分项、分单位工程抽量检查、评定,长期
??? (11)交工验收记录证明,长期
??? (12)竣工报告、竣工验收报告,永久;
2 设备及管线安装施工文件
??? (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要,短期;
??? (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批?,长期
??? (3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录?,长期
??? (4)隐蔽工程检查验收记录,长期
??? (5)强度、密闭性试验报告,长期
??? (6)设备调试记录,短期;
??? (7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告,长期
(8)系统调试、实验记录,长期
(9)管线清洗、通水、清毒记录,短期;
(10)管线标高位置,坡度测量记录,长期
(11)中间交工验收记录证明,工程质量评定,长期
(12)竣工报告、竣工验收报告,长期
3 电气、仪表安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审,短期;
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批?,长期
(3)调试、整定记录,长期
(4)性能测试和校核,定期
(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告,长期
(6)操作、联动试验,短期;
(7)电气装置交接记录,短期;
(8)中间交工验收记录、工程质量评定,长期
(9)竣工报告、竣工验收报告,定期。
JJ12-6 竣工验收
1 竣工验收报告,永久;
2 全部竣工图纸,永久;
3 质量评审材料,永久;
4 工程现场声像材料,永久;
5 竣工验收会议决议文件,永久;
JJ12-7 基建财务、器材管理
1 财务计划、年度计划,短期;
2 工程概算、预算、决算,永久;
3 主要材料消耗、器材管理,短期;
4 交付使用的固定资产,永久。
JJ12-8 生产技术准备、试生产
1技术准备计划,短期;
2试生产管理、技术责任制,长期;
3试车方案、产品技术参数、性能、图纸,短期;
4设备试车、验收、运转、维护记录,长期;
5安全操作规程、事故分析报告,长期;
6技术培训材料,短期;
7工业卫生、劳动保护材料,长期。

49仪器设备类档案归档范围和保管期限是什么
SB11? 综合---设备处、资产处
1 上级有关仪器、设备、物资管理工作文件,长期
2 本校仪器、设备管理的规章制度,长期
3 仪器、设备工作计划、报告、总结、调查材料,长期
4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案,长期
5 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复,长期
6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料,永久;
7其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
SB12? 仪器设备项目---设备处、资产处、使用部门
1 申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等),长期(与设备共存,下同)
2 上级或主管领导批复和准购批示,长期
3 定购合同、会谈纪要、记录等,长期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件,长期
5 开箱记录及装箱单,长期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单,长期
7 验收报告及文件材料,长期
8 索赔来往函件及结果文件,重大事故的调查分析及处理意见,长期
9 设备说明书及全套随机文件材料,与设备共存;
10?使用、检修、故障事故记录(设备履历书),与设备共存;
11?技术改造和开发过程中形成的技术文件材料,与设备共存;
12其他有价值的文件材料,长期。
?
50出版类档案归档范围和保管期限是什么
CB11 综合---期刊社、宣传部
1上级有关编辑出版工作的文件,长期
2 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录,永久;
3 年度统计报表,永久;
4 编辑出版部门管理形成的文件材料,长期
5其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物,永久或长期。
CB12-15? 出版物项目---期刊社、宣传部、各刊物编辑部
1 编辑出版合同、协议书,长期
2 各编辑部的准印证、出版请示和批复,长期
3 原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单),长期
4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件,长期
5 封面设计图样,短期
6出版通知单、出版物样品,永久
7 出版发行记录,短期
8 获奖或受查处情况的文件材料,长期

51外事类档案归档范围和保管期限是什么
WS11 综合---外事办、国际交流与合作处
1上级关于外事工作的文件材料,长期
2 学校外事工作计划、总结,长期
3 外事工作统计报表等,永久;
4 外事工作请示、批复、报告,长期
5外事工作会议材料,长期
6学校召开的外事工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件资料,长期;
7其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物,永久或长期。
WS12 出国、出境---外事办、国际交流与合作处、相关人员
1 上级对出国(境)人员的有关文件材料,长期
2 参加国际学术会议的申请、批复及论文,长期
3 投寄国外的学术论文,长期
4 出国(境)人员考察、访问材料,长期
5 出国(境)讲学、研究有关材料,长期
6 出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件),永久;
7 参加国际比赛、竞赛材料,长期
8其他有保存价值的文件材料,长期。
WS13 来校---外事办、国际交流与合作处
1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
(1)学校邀请外国专家来校讲学、访问、进行学术交流的请示、批复及有关材料,长期
(2)学校聘任外籍教师、专家来校工作的请示、批复及有关材料,长期
(3)其他方面的文件材料,长期
2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料,长期
3 学校邀请、聘任外籍人员名单(附简历)、签订的合同、协议书,永久;
4外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材,学术交流的报告及声像材料,永久;
4 来校进修、定期培训研究的外籍人士有关材料,长期
5 参加国际比赛、竞赛材料,长期
6授予外籍人员荣誉称号的材料,永久;
7双方互赠的礼品、纪念品,长期。
WS14 国际合作与会议---外事办、国际交流与合作处、承办单位
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录,永久;
2 本校完成的国际合作项目、成果等材料,永久;
3 合作项目中的国外单位完成项目、成果等材料,长期
4 国际会议的有关材料,长期。
WS15 外国留学生工作---外事办、国际交流与合作处、相关学院
1 录取审批材料,永久;
2 学籍登记表、学籍卡片,成绩表,永久;
3 教学计划、大纲及有关教学安排的材料,长期
4 升级、留级、休学、复学、退学、转学等学籍变更材料,长期
5奖惩材料,长期
6毕业、结业证书发放清册及证书样本,学位论文及学位证书复印件,长期
7留学生名册,照片,永久;
8留学生去向及有关材料,长期
9留学生联合办学材料,长期。

52财会类档案归档范围和保管期限是什么
CK11 综合---财务处、船山学院、产业公司、服务公司,下同
?? 1 上级有关财务管理工作的文件材料,永久或长期;
2 本校财务工作计划、总结、请示、批复等文件,长期;
3 学校基金管理工作文件,短期;
4 有关财务管理方面的其他文件材料,短期;
5 会计移交清册,15年;
6 会计档案保管清册,永久;
7 会计档案销毁清册,永久;
8其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物,永久或长期。
CK12 会计报表
1 年度决算报表(含文字说明),永久;
2 基本建设拨款、贷款年报(决算),永久
3 年度预算报表(含文字说明),长期;
4 会计月度、季度报表,5年;
5 下属单位报送的会计月度、季度报表,2年。
CK13 会计帐薄
1日记帐,短期;
2 总帐,15年;
3 税收日记帐(总账)和税收票证分类出纳帐,25年;
4 明细分类、分户帐或登记簿,15年;
5 现金出纳帐、银行存款帐,25年;
6 固定资产明细帐(卡片),固定资产报废清理后保管5年。
7涉及外事会计帐,永久。
CK14 会计凭证
1 各种会计凭证(包括原始凭证、记账凭证和传票汇总表),15年;
2 涉及外事会计凭证,永久;
3 会计拨款凭证,永久。
CK15 工资清册
1 工资发放名册、卡片,永久;
2 工资转移、证明、通知存根,长期;
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等,短期。

53声像档案包括哪些载体
包括:照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
54声像载体类档案归档范围和保管期限是怎样规定的
SX党政类
1 党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观访问等声像材料,永久;
2 省部级领导以及系统厅、局领导来校视参观、访问等声像材料,永久;
3 反映校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要声像材料,永久;
4 本校召开的重要会议(党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰会及其他党拯重要会议)形成的重要声像材料,永久;
5 校庆和其他重要纪念活动中形成的重要声像材料,永久;
6 学校新闻类重要声像材料,永久;
7其他反映党政重要活动的声像材料,永久 ;
SX教学类
1 历届毕业生照片,永久;
2 反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料,永久;
3 有关重点学科与重点实验室建设的声像材料,永久;
4 本校编制的声像教学材料,永久;
5 其他反映教学重要活动的声像材料,永久;
SX科研类
1 荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料,永久;
2 重要学术活动各科研成果颁奖仪式的声像材料,永久;
3 重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料,长期;
4获奖科研成果样品的声像材料,长期;
5 其他反映教学重要活动的声像材料,永久;
SX外事类
1 外国知名人士来校参观访问的声像材料,永久;
2 外国留学生毕业照片,永久;
3 外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作生活等情况的声像材料,永久;
4 学校参加国际比赛、竞赛的声像材料,永久;
5学校主持召开的国际性学术会议的声像材料,长期;
6 学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料,长期;
7 其他反映教学重要活动的声像材料,永久;
SX产品生产与科技开发类
1 获国家部委、省、市级奖励的产品或名、优、特、产品的声像材料,永久;
2 重要产品样品的声像材料,永久;
SX基建类
1 反映学校校景的声像材料,永久;
2 学校拆迁前旧建筑物的声像材料,永久;
3 重大基建项目竣工典礼的声像材料,永久;
SX人物类
1 历任党委书记、校长的重要声像材料,永久;
2 本校著名专家、教授的重要声像材料,永久;
3 本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料,永久;
4 本校历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料,永久;
5 本校当选历届全国人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料,永久;
6 著名校友的重要声像材料,永久;

55 实物类档案的归档范围和保管期限是怎样规定的
SW11—各归档文件整理单位
1学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品,永久或长期;
2党和国家领导人以及重要来宾视察、访问时题写或赠送的字画,永久;
3学校更换的旧印章,永久;
4学校因更名或其他原因换下的旧校牌、旗帜、校徽,永久;
5学校各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的省级及以上的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等,永久或长期;
6学校职工创作的或省级及以上奖励的书画作品,永久;
7其他有保存价值的实物,永久。

56实物类档案的二级类目是怎样划分的
划分为:12奖状、荣誉证书;13奖杯、奖牌、锦旗;14礼品、纪念品;15字画;16印章;17其他。

57人物类档案归档范围和保管期限是怎样规定的
RW—各归档文件整理单位
1历任党委书记、校长的重要材料,永久;
2本校著名专家、教授、学科带头人的重要材料,永久;
3本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要材料,永久;
4著名校友的重要材料,永久;
5本校其他著名人物的重要材料,永久;
6党和国家领导人以及重要来宾、知名人士视察、访问的重要材料,永久;
7获国家、部委、省级奖励的先进个人的重要材料,永久。

58 电子文件的收集与积累包括哪些内容
电子文件的收集范围一般与纸质档案的归档范围相同,依据其形成的主体和途径,可包括:
(1)各部门办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份;
(2)各部门在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件;
(3)教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件;
(4)各部门正在运行(含购置、开发和接受馈赠)的各类操作系统及其应用软件的复制件。

59收集与积累电子文件有哪些要求
(1)记录了重要文件的主要修改过程和办理情况并有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的,要一并保留与正式文件定稿内容相同的电子文件。
(2)在党政管理和教学科研活动中只产生电子文件时,要采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。
(3)对在办公自动化系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,由校办公室或其他形成部门采取捕获措施,将其存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。
(4)对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
(5)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
(6)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
(7)对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
(8)对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
(9)对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。
(10)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
(11)对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。
(12)定期制作电子文件的备份。

四、档案整理
??? 60归档文件整理的原则是什么
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
61归档文件质量要求是什么
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
62归档文件整理步骤有哪些
可大致分为10个步骤:1收集;2分年度;3分大类;4划定保管期限;5装订;6排列;7加盖归档章;8编件号;9录入计算机;10装盒上架。
63文书档案整理单位是什么
取消文书档案的“案卷”概念,改“卷”为“件”,实行按文件级管理,即以“件”为单位进行归档文件整理。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。
64文件分类方法是什么
文件分类方法有多种,我校确定为复式分类法,即“年度—机构(问题)—保管期限”。
65如何划分全宗号
南华大学是一个合并单位,设置4个全宗号,编号方法为:中南工学院为1,衡阳医学院为2,核工业第六研究所为3,南华大学为4。
66我校确定的归档文件分类是什么
文件按二级分类项目管理,共设置11个一级分类项目,每个一级分类项目下设若干个二级分类项目,见下表。
南华大学归档文件分类表
1.党群(DQ)?2.行政(XZ)?3.教学工作(JX)
11 党务综合?11 行政综合?11 综合
12 纪检?12 人事?12 研究生教育
13 组织?13 监察、审计?13 全日本科专科教育
14 宣传教育(含党校)?14 武装、保卫?14 成人教育
15 统战(含社科部)?15 总务(含后勤工作)?15 船山学院
16 工会(含离退休)?16 图书、档案 ?
17 团委?17 外事?
18 学生工作部?18 医院工作?
4.科学研究(KY)?产品生产与科技开发(CP)?6.基本建设(JJ)
11 综合?11 综合?11 综合
12 科研项目与课题?12 科技开发项目?12 教学设施
13 合同、协议书?13 产品生产项目?13 职工宿舍
14 成果??14 学生宿舍公寓
7.仪器设备(SB)? 8. 财会(CK)?11.外事(WS)
11 综合,公共设备?11 综合?11 综合
12 理工实验室设备?12 会计报表?12 出国
13 医学实验室设备?13 会计帐簿?13 外籍教师管理
14 大型机电设备?14 会计凭证?
15 其它?15 工资清册?
9.出版(CB)?10.声像(SX)?
11 综合?11 照片?
12 报纸?12 录音与录像带?
13 刊物?13 CD与VCD?
14 书稿、刊物原件??
在处理文书档案的类目归属时,要按照以问题或事由为基础分类的原则,不应笼统地以机构划分,同一机构发文可能涉及不同类目,如学生工作部其职能涉及学生思想政治工作(党群),学生日常行政管理(行政),学生教学管理(教学)。因此,不应笼统地把学工部的文件都归于党群,而应依据内容的不同分别归于相应的类目。
67怎样排列文书档案
排列属于最低一级类目。我校最低一级类目为“保管期限”,即在保管期限内同一事由按时间先后顺序排列,不同事由按共同属性排列。
除了党群、行政、教学以外,其它的一级分类项目基本上与学校各部门(机构)相对应;二级分类项目与各机构所属的问题或事由相对应。但党群、行政、教学这三个一级分类项目中的二级分类项目只能与学校各部门(机构)相对应,各机构所属的问题或事由应该设置三级项目才能相对应。为了解决党群、行政、教学类档案分类不再设置三级项目这个问题,在装盒时,尽量按同一“事由”的文档资料装盒,并且在归档文件目录表头和档案盒的盒脊下方位置标注装盒内容提要或关键词,以利今后档案查询。
68件号编制的方法和步骤是什么
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类自内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
件号编制实行二步法,即先按室进行编号,用铅笔填写在档案盒的室编号内,待文件材料补充完整后再进行馆编号,用钢笔改写在馆编号栏内。
69怎样编制盒号与填写盒脊
对于盒号的编制,学校统一采用一级项目内编一个流水号,如从JX11排到JX16,使盒号不会被保管期限分割,确保二级分类项目有序排列。
盒脊填写要求:全宗号、保管期限、年度与机构等内容盖专用章;检索词用钢笔书写;盒号及起止件号暂用铅笔书写,两年后改用钢笔填写。
70如何填写件内档案归档章
每件档案都要盖归档专用章,该章要加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。归档专用章内包括全宗号、年度、保管期限、件号、盒号等项目。保管期限栏用盖章方式填写,年度与机构栏用书写方式填写,件号栏暂用铅笔书写,两年后改用钢笔填写。
71怎样装订
归档文件材料整理完毕后需要用符合档案保护要求的装订材料重新进行装订。学校采用人工线装的方式进行装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;批复在前,请示在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。
72怎样编页号
卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。
73怎样编目与装盒
编目即按照分类和排列的结果逐件编制目录,要求系统、全面地揭示归档文件的全貌,并按照规定的要求和表格录入计算机。归档文件目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等7项,具体填写方法按照学校档案馆工作人员的指导要求进行。
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒,同时装入归档目录和备考表,并按上述有关要求编制档案盒封面及盒脊项目等内容。一般情况下应做到三不装:即不同形成年代、不同保管年限、不同机构(问题)不装入同一盒。
74“立卷”文档如何组卷
党群、行政、教学的文书档案按“件”归档。此外的档案资料,按“卷”进行整理归档。专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。
对部门上交来的已装订成册的档案资料,包括科研项目,科技开发项目,设备说明书,基建项目,出版书册,财会的会计报表、帐簿、凭证册等,均按“卷”处理。对研究生档案按人整理装订成“卷”,对学生成绩单按班级整理装订成“卷”,对新生录取表按省或全国大地区整理装订成“卷”。
75“立卷”文档如何装盒
(1)学生成绩单按班级装盒。
(2)研究生档案按人装盒。
(3)新生录取表按省或全国大地区装盒(视招生人数而定)。
76“立卷”文档如何编目
1.研究生档案按研究生处提供的学号顺序编制盒号。
2.教学类(JX)编目顺序号(也适应文书档案三级分类)为:⑴ 实验室;⑵ 专业设置;⑶ 学位;⑷ 精品课程;⑸ 实习基地;⑹ 转学及学籍变动;⑺ 学生奖励与表彰(JX)。
3.学生成绩编目顺序号为:教务部门提供的学生学号第5-第7字段,包含专业学制、专业及专业方向等信息。
4.出版物编目顺序号(也适应文书档案三级分类)为:⑴南华大学学报.理工版(原自然科学版);⑵南华大学学报.医学版;⑶南华大学学报.社会科学版;⑷南华教育;⑸美国中华临床医学杂志;⑹中国动脉硬化杂志。
77如何确定跨年度的文件材料的时间
跨年度的会议文件材料归在闭幕年;跨年度的案件材料,归入结案年;跨年度的请示与批复,归入批复年;回顾纪念性文件,归在定稿年或发表年;法规性文件归入公布年;跨年度的计划归在开始年;跨年度的总结归在最后一年。“三讲办”、“评估办”等临时性机构的文件材料,归在工作结束年。对于跨自然年度的教学年度,以开始时间为准,如1995~1996学年与1995年自然年度归在同一类。
78如何确定具有多个时间特征的文件材料的时间
一份文件往往具有几个时间特征,包括成文时间、签发时间、批准时间、会议通过时间、公布时间、发文和收文时间等。现统一规定以文件的签发日期或落款日期为准,改变了原来按针对年度的做法。合同、协议以签署时间为准。对于计划、规划、预算、决算以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件现统一规定按文件签发日期或落款日期判定文件所属年度。对于几份文件作为一“件”的日期统一规定按装订时排在前面的文件的时间为准。如,正本与定稿为一件,以正本为准;来文与复文为一件,以复文为准。

五、归档与移交
79我校规定的归档时间是什么
归档时间分为按自然年度归档、按教学年度归档和按项目完成时间归档三种情况。我校的具体规定是:党群和行政档案在次年三月底前归档;教学档案在教学年度完成后的三个月内(自然年度的十月)归档;重要会议、重大活动等专题性文件材料在会议或活动结束后两个月内归档;科研、基建、仪器设备等成套性文件材料在项目完成通过鉴定、验收后的两个月内归档。
80实物档案的归档时间是什么
奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交;印章、字画、礼品等实物档案一般在形成或发生一个月之内向档案馆移交。对形状、质地特殊不能移交档案馆保存的实物档案和需要由部门陈列、张挂的实物档案,经主管校领导同意,由档案馆统一登记编号方可由发生或形成部门存放,或另选场所存放。
81档案移交时间是怎样规定的
我校规定的档案移交时间是,除财务档案和科技档案的归档时间与移交时间不同步外,其他各类档案的移交时间与归档时间均同步进行,但范围不一致,一般地归档范围要大于移交范围,因为归档档案中的一部分不需要移交学校档案馆,而由本部门保存使用。
财务档案在归档后由财务处暂存3年,到第4年的6月份移交学校档案馆。科技档案在归档后由科技处或高教所暂存2~3年,到第3或第4年的6月份移交学校档案馆。
82移交档案的质量要求是什么
(1)文件材料是否齐全、完整,是否缺份、缺页。
(2)有无不属归档范围的文件材料,有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。
(3)多卷文件材料分装是否合理,保存期限是否一致。
(4)文件材料是否整准确可靠:发文有否领导签字、单位盖章,内容是否与底稿一致;是否原件;表格是否署名、标明日期;事情发生变更时是否有相应的记载材料。
(5)字迹是否有利于档案保存,图文是否清楚;有无破损、霉变隐患。
(6)是否经部门分管领导签字。
83什么是逻辑归档
逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
84什么是物理归档
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程)进行物理归档的要求是:
1.把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝。
2.采用合适的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不能用软磁盘作为归档电子文件定期保存的载体。
3.存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
4.特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
5.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附《归档电子文件登记表》。 归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页,以件为单位填写续页。
6.对需要定期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
7.归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
85档案移交应办理哪些手续
移交档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,一式两份,写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。
86实物类档案的归档要求是哪些
(1)实物类档案由发生或形成部门负责收集和清理,并编制清单和说明性文字材料。?
(2)奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
(3)印章归档时应附印模一式两份。
(4)字画和礼品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

六、保管与保存
87机关文书档案的保管期限有哪几种
分为永久、定期两种,定期又分为30年和10年。
??? 88档案库房有哪些要求
新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》,对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。库房标准温度为14~24℃,标准相对湿度为45~60%。
89档案管理应配备哪些条件
档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器以及必要的数字化设备设施。
90档案管理应达到哪些要求
案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。案卷应依档号顺序排放,库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
91声像载体档案的保管条件是什么
照片库房保持温度15~25℃,湿度55~65%。其他声像档案库房, 应做到恒温、恒湿、清洁,温度宜18~24℃,相对湿度宜35~45%,要有专用的设备和必要的保护措施,要避开30奥斯特以上的磁场。每年定期检查库房的“八防”(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)情况。定时记录库房温、湿度,保持库房整洁。每两年对库存档案进行一次全面核对检查,写出检查总结,发现问题及时处理。照片、底片要定期进行检查,有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防止污染。要定期进行检查,如发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需定期、永久保管的声像材料,在保管一定时间后,应转录复制。母带(片)与复制带(片)保管方法一致。母带(片)必须专柜保管, 并特别标明。
92归档电子文件的保管条件是什么
除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:
(1)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
(2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。
(3)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。
(4)环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%。
93怎样确保归档电子文件的有效性
(1)每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
(2)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
(3)对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
(4)档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。
94怎样进行档案鉴定
??? 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已满期的档案进行鉴定。在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长批准后,方可存毁。销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。
??? 95怎样进行档案统计
???? 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按省、市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。

七、服务与利用
96如何进行档案的开放利用
档案部门人员要熟悉馆藏,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。要充分发扬各校优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定题跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。馆(室)内应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。
??? 已建馆的学校,对馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放,未建馆的不向社会开放。其他单位或个人需利用时,应持单位介绍信,经室主任或校办主任同意后,方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的,还要报请校领导批准。
??? 对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。利用开放档案,对国内利用者与台湾,香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。开放档案,应另编目录和检索工具,供利用者检索。专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。
97 档案利用有哪些手续
??? 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定办理利用手续,填写《档案借阅登记簿》,对校外单位和有关人员还应照国家规定收费。利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留馆(室)存查。对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。
98 档案馆开放档案应遵循哪些规定
(1)凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅属开放范围的档案,并可摘录和复制。
(2)凡利用馆藏档案,均应按本馆规定办理利用手续,对校外单位和个人提供服务应按照规定收费。
(3)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍。
(4)馆藏档案原则不可外借出馆,特殊情况要经馆长批准。对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校酌情处理。
99 利用未开放档案应怎样审批
对于要求查阅、摘录、复制属于尚未开放的档案须经学校主管领导同意。涉及未公开的学术技术问题,须经课题负责人同意并报学校主管领导批准;涉及机密的档案须经学校主管领导批准。
100 给予行政处分和追究法律责任的情况是什么
(1)?损毁、丢失属于学校所有的档案的;
(2)?擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的;
(3)?涂改、伪造档案的;
(4)?擅自出卖或者转让学校档案的;
(5)?倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的;
(6)?不按规定时间归档或不按期移交档案并经多次教育不改的;
(7)?明知所保存的档案面临危险而不采取措施造成档案损失的;
(8)?档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

责任编辑:档案馆管理员 
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