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兼职档案员培训班内容
作者:张新华    文章来源:本站原创    点击数:    更新时间:2010年10月14日 00:00

兼职档案员培训班内容

主讲:张新华馆长

(2010年10月9日下午,学校图书馆学术报告厅)

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内容提纲:

一、兼职档案员职责

1.认真学习并严格执行档案工作政策法规和学校档案工作规章制度;主动接受上级部门和学校档案馆的业务指导与督促检查,积极参加业务培训,努力学习档案知识,不断提高档案工作水平。

2.负责本部门档案材料的收集积累。建立并完善本部门(含档案分室和科研课题组)档案的归档体系和规范,保证归档文件材料的完整、准确和系统。

3.负责本部门档案材料的整理立卷。做到归档案卷组卷合理,编写页号准确,卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要,案卷整齐规范。

4.负责本部门档案材料的保管保存。主动争取落实档案保管保存的设备设施,维护正常运行,积极采取安全防范措施。

5.负责本部门档案材料的查阅服务。按照保密要求和开发服务原则,认真开展档案的查阅服务工作,充分发挥档案的凭证价值和情报价值。

6.负责本部门档案材料的归档移交。仔细填写归档文件目录,在规定时间,将本部门不同类别、不同载体的上年度档案材料及时移交学校档案馆,并办理移交手续。

7.认真完成学院档案部门委托办理的其它有关任务。

8.科研课题兼职档案员负责本课题组的预立卷工作,根据科研档案的归档范围,按科研阶段的工作程序,对管理文件、技术材料的形成进行监督,逐项审查,督促课题组进行收集、整理,并装入档案材料标准积累袋或档案盒,进行编号、登记和保管。在课题完成授奖后将成套资料移交学校档案馆。

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二、各部门归档范围

(一)各职能和交付部门归档范围,详见培训资料第二部分。

(二)教学部门、附属医院归档范围,详见培训资料第四部分。

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三、归档材料基本要求

(一)文件材料的归档分工

总的分工是,文件材料的整理归档由文件材料形成部门或文书处理部门及课题组负责。具体分工是:

1.学校在党群、行政、教学、科研产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事和财会等各类管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件),由相应的部门按职责分工负责归口归档。

2.上级和所在地市级来文,全校性、综合性的党群部分由学校党委办公室负责归档,行政部分由校长办公室负责归档;专业性的或具体业务性的按职能划分,由各承办处级建制部门负责归档。

3.需要两个及以上部门办理的文件,由主办部门负责归档,协助部门配合提供相应资料。

4.以党委和学校名义的发文,由党办、校办分别归档;以各部门名义的发文,由各部门归档。

5.党委和学校召开的代表大会、全体委员会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由党办或校办分别归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料,由主办部门归档。

6.各部门向党委、学校的请示、报告正文及相应的批复、批件的原件、底稿,由党办或校办归档,呈报部门保存复制件。

7.各临时机构、撤消机构形成的文件材料,应在机构撤消前做好整理工作,移交学校综合档案馆保存,任何人不得擅自带走或销毁。

8.重要的人民来信来访材料,由承办部门归档。

9.科学研究、产品生产与科技开发所形成的业务材料由课题组、项目组负责归档。

(二)归档材料要求

1.剔除重份资料,确定文稿的最终版次,核对是否签字与加盖印章。

2.检查档案资料的制作材料,应使用A4纸张,双面、单面打印均可,左侧留足装订位置;不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等不规范笔墨,应使用黑色中性签字笔、碳素墨水书写。

3.去掉回形针、大头针、订书针等金属装订物。

4.对常用文件进行复印留存部门使用,必须将原件归档。

5.形成归档文件目录和移交清单。

(三)实物档案归档要求

1.实物类档案由发生或形成部门负责收集和清理,并编制清单和说明性文字材料。?

2.奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

3.印章归档时应附印模一式两份。

4.字画和礼品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

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四、归档和移交时间

(一)归档时间

归档时间分为按自然年度归档、按教学年度归档和按项目完成时间归档三种情况。我校的具体规定是:党群和行政档案在次年三月底前归档;教学档案在教学年度完成后的三个月内(自然年度的十月)归档;重要会议、重大活动等专题性文件材料在会议或活动结束后两个月内归档;科研、基建、仪器设备等成套性文件材料在项目完成通过鉴定、验收后的两个月内归档。

实物档案的归档时间是:奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交;印章、字画、礼品等实物档案一般在形成或发生一个月之内向档案馆移交。对形状、质地特殊不能移交档案馆保存的实物档案和需要由部门陈列、张挂的实物档案,经主管校领导同意,由档案馆统一登记编号方可由发生或形成部门存放,或另选场所存放。

(二)档案移交时间

我校规定的档案移交时间是,除财务档案和科技档案的归档时间与移交时间不同步外,其他各类档案的移交时间与归档时间均同步进行,但范围不一致,一般地归档范围要大于移交范围,因为归档档案中的一部分不需要移交学校档案馆,而由本部门保存使用。

财务档案在归档后由财务处暂存3年,到第4年的6月份移交学校档案馆。科技档案在归档后由科技处或高教所暂存2~3年,到第3或第4年的6月份移交学校档案馆。

(三)档案移交手续

移交档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,一式两份,写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。

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五、本科生档案补充归档

根据教育部、国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》(2008年第27号令)的规定,新增设“学生类”归档范围,包括本科生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案和毕业生登记表等7种档案资料。为了确保学生档案资料归档齐全,现补充收集部分资料,具体办法是:从今年毕业的本科学生开始收集,往前补充到2001年,尽可能补充齐全。

敬请各学院本着以学生为本、对学生负责的精神,安排专人负责在10月份前完成此项工作。

补充收集的资料包括:

1.《毕业生登记表》(1份)(招生就业处有现存表)

2.《本科学生基本情况表》(1份,样表附后)

3.毕业合影(小班,1张)7吋,过塑,背面按排注上姓名。

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六、电子载体档案补充归档

1.范围:已经被批准的省级和国家级教学质量工程、学科建设、学位点建设申报材料中的申报表和论证报告,不包括支撑材料。近5年。学校年鉴。

2.要求:刻录成光盘,写好标签(有统一格式)

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通知:10月11日上午和下午,兼职档案员到档案馆现场学习卷内目录填写方法和体验档案保管保存要求,并领取纪念品。

提示:有关文件资料请从校园网搜索。南华大学---教辅部门---档案馆。

责任编辑:档案馆管理员 
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