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在服务发展大局中推动档案工作科学发展
作者:张新华    文章来源:本站原创    点击数:    更新时间:2010年06月28日 00:00

在服务发展大局中推动档案工作科学发展

档案馆馆长?张新华

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摘要:在梳理南华大学档案工作发展基础的同时,分析档案工作实现科学发展面临的机遇与挑战,提出要提高对档案和档案工作的基本认识,坚持始终服务学校发展大局这个宗旨,突出加强人员档案和物质档案管理两个重点,抓好基础业务、档案队伍和工作条件建设与发展三个关键。

关键词高等学校?档案工作?科学发展

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一、档案工作积累了科学发展的良好基础

并校十年来,学校档案工作取得了长足的进步。建立了职能独立的档案馆,组建了一支专兼结合的档案管理队伍。形成了相对健全的档案管理制度体系,丰富了档案馆藏的总量和类别,开展了形式多样的档案利用服务,开始了档案编研工作。

1.资源建设方面。近十年建档总量6万多卷件,馆藏总量超过12万卷件。已建立中南工学院、衡阳医学院、核工业第六研究所、南华大学、南华大学船山学院、南华大学西校区等6个全宗,实物、影像、电子等档案类别齐全。

2.机构队伍方面。由档案工作领导小组、主管校领导、部门分管领导、专兼职档案员组成的学校档案管理组织机构基本完整。专职工作人员均接受省市档案局进行的专业培训,达到上岗要求。

3.制度与规范方面。已收集汇编了档案工作各环节、各类别的规范50余种,同时基本形成了分类、分层的制度体系。类别上包括党群、行政、教学、学生、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会共11类档案管理办法;层次上包括学校的学位与研究生档案、教学部门档案、独立学院档案、附属医院档案等管理办法;载体上包括新型的实物档案、电子档案和常规的纸质档案管理办法。

4.馆舍条件方面。学校综合档案馆建筑面积达840平方米,其中库房面积640平方米;检索、复印、储藏、整理、加工等业务工作所需要的仪器设备基本齐备,价值50多万元,已基本满足档案保管保存和服务利用的需要。

5.利用服务方面。能基本满足评估评审材料整理、教学质量工程材料申报、学科建设材料申报、学位点建设材料申报、大型工作报告撰写等查询需要,满足校内外单位和个人的文件查阅需要;校史编写、规章制度汇编、教学工作报告汇编等编研工作已经完成。

二、档案工作实现科学发展的机遇与挑战并存

(一)机遇方面

一是各级领导十分重视。2009年11月28日,胡锦涛总书记在看望刘义权同志时作了重要讲话,称赞刘义权同志长期在军队档案战线工作,三十八年如一日,忠于职守,无私奉献,精益求精,在平凡的岗位上创造了不频繁的业绩,为军队档案事业做出了突出贡献不愧为践行当代革命军人核心价值观的先进战士,不愧为全国档案战线的时代楷模,不愧为优秀共产党员。总书记对刘义权同志的高度评价,体现了中央领导同志对默默无私做贡献、坚守平凡创非凡的档案工作者的充分肯定,是对全国广大档案工作者前所未有的极大关怀和鼓舞,每个档案工作者都感到无上的光荣和自豪。

中央书记处书记、中央办公厅主任令计划同志于2007年12月27日在听取国家档案局领导汇报时作了重要指示,提出六点要求:要提高认识,强化责任;要发奋学习,增强本领;要勤奋工作,真抓实干;要开拓创新,不断超越;要严防死守,确保安全;要重视人才,关心职工。

2010年2月21日,中共湖南省委张春贤书记在调研省档案局馆时作了重要讲话,要求深入学习贯彻胡锦涛总书记的重要指示精神,扎实开展向刘义权同志学习的活动,努力做到忠于职守、无私奉献、精益求精,热爱档案事业,把档案工作作为事业来追求,作为服务社会的重要平台,为科学发展、富民强省服好务,在平凡的岗位上创造出不平凡的业绩,实现自己的人生价值。

二是档案法规逐步健全。以档案工作根本法律《中华人民共和国档案法》为龙头的档案法律法规基本健全,包括档案法实施办法、教育部和国家档案局制定的高等学校档案工作规章、有关部委制定的关于基建、财会等档案工作规章、湖南省出台的档案工作管理办法。这些法规的制定与实施,为档案工作的依法管理、科学发展提供了法规依据和行动指南。

三是档案现代化和信息化方向明确。档案工作从收集整理、保管保存,到服务利用、开发编研的手段、设备、设施,已经具备现代化条件。档案信息化的大环境已经形成,以互联网为基础平台,以特色档案管理软件为支撑,实现档案资源共享,扩大档案文化价值。

(二)挑战方面

学校的档案工作在具备科学发展一定基础的同时还面临一些挑战。总体上同学校建设成为高水平教学研究型大学的目标要求,同湖南省一级档案馆建设标准要求还存在一定的差距。认识水平和重视程度还不够平衡。基建档案和教学档案仍不完整,特别是新载体的教学档案(照片、电子申报材料)没有及时归档。档案馆对各学院和职能部门,特别是对二级机构和部门指导的权威性较弱,针对船山学院、附属医院的档案检查指导在途径和形式上都还不够有效。专职档案员队伍的年龄、性别、专业结构不合理,全校专兼职档案员中无一人是正规的档案专业毕业生,对于实现规范化、信息化建设还缺乏必要的人才支持。制度落实情况尚不如意,执行力有待提高。档案馆库房由原医学院图书馆老书库改建而成,上下通道不足80厘米,库房之间没有隔离墙,单间面积都超过300平方米,既不利于保温除湿,也不利于防火防盗。档案馆业务操作场地、利用场地和办公场地严重不足,且分散在不同的北校办公楼和经管学院楼,给档案整理、利用和编研带来不少困难。档案利用手段还是原始的手工操作,编研深度和广度不够,特色档案建设工作还没有起步。

三、档案工作科学发展的认识与对策

(一)基本认识

档案是国家的财富,是人类记忆的重要载体。一个国家保存的档案年代是否久远、数量是否浩瀚,是这个国家文明程度的重要标志之一。第一,档案记载着人类文明的优秀成果,对人类文明的传承、创新和发展具有重要作用,是进行社会精神文明建设的好教材。第二,档案是发展先进生产力的工具和载体,是物质文明建设的重要条件,同时是促进生产力发展的重要因素。第三,档案是认识和把握事物发展规律的钥匙,是政治文明建设的一项基础工作。对于把握人类活动的因果关系、基本规律和未来的建设很有借鉴意义。在全面建设小康社会进程中,重视档案工作、充分发挥档案的功能,对于促进经济社会发展、维护实现人民群众利益具有重要意义。

在高等学校,档案工作是学校重要的基础性工作。高等学校中的档案,首先具有凭证作用,可以为各种评估、检查、论证、核查提供直接的原始的凭证;其次具有情报作用,可以为开展专题研究、主题探索提供真实史料;第三具有资政作用,可以为政策制定提供历史经验与教训两个方面的参照;第四具有教化作用,可以为开展爱国主义教育和学校特色教育提供实物资料。

(二)重要对策

坚持一个宗旨。就是要始终服务学校发展大局。在当前和今后一个时期,就是要主动为学校建设成为高水平、有特色、教学研究型大学服务。在做好为现实服务的同时,要对历史负责,替未来着想,协调做好各项档案工作。

突出两个重点。就是要突出加强人员档案和物质档案的管理。人员档案是民生档案在学校中的体现,要抓好学生档案的收集整理和保管保存,特别要重视做好在校学生、毕业生、校友档案的利用服务;要抓好教职工档案的管理,特别要重视以博士研究生导师为重点的人物档案建设工作。物质档案主要包括基建、设备档案,要以高度负责的态度,从建好、管好、用好国有资产的高度,加强这类档案的收集整理、保管保存与利用服务工作。

抓好三个关键。就是要抓好基础业务、档案队伍和工作条件的建设与发展。

一是基础业务。要以教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》(教育部2008年第27号令)为指导,以服务学校发展大局为宗旨,以资源建设为重点,以队伍建设为关键,加强档案规范化、标准化建设,推进档案信息化,开创档案工作新局面。加强档案资源建设。规划并实施特色档案建设和人物档案建设。启动核类特色档案的编研工作,启动以博导为对象的人物档案收集整理工作。探讨建立学生类档案实体分类及其管理办法。创造条件将职工人事档案、学生档案实行集中统一管理。探讨建立各种新载体档案的管理规范和操作方法。实质性加强档案信息化建设。在档案收集归档、查询利用、检索利用等方面基本实现网络化、自动化;整合办公网络资源,建立现行文件服务利用中心。

清理完善新载体教学档案。重点收集电子载体的质量工程申报材料,新生照片;电子载体的学位点建设与学科建设申报材料等。加强与船山学院、附属医院的联系,检查、指导学校二级单位的档案工作。协助做好船山学院合格评估档案资料的收集准备工作。检查清理设备档案归档情况。会同资产管理处,组织对10万元以上的设备使用部门开展档案检查。重点督促征地档案归档工作。会同征地办、西校区管委会,加强对征地档案和维修改造档案的管理督促。

根据省教育厅要求,组织人员恢复补写《1949-2004年中共湖南省教育系统行政组织人事史料》有关的南华大学资料(1958-2005年);参加第二轮续修《湖南省志.教育志》,提供南华大学资料(1978-2005年)。根据省卫生厅办公室通知,组织人员参加第二轮续修《湖南省志.卫生志》,提供南华大学资料(1978-2005年)。

二是档案队伍。建立一支专兼结合、结构合理、能力适应、敬业奉献的档案管理团队,配齐人员,引进1名档案专业人员和1名信息管理专业人员。大力弘扬勤勉务实、默默奉献的兰台人精神,努力做到“一张桌、一把椅、一心一意、立足平凡岗位,无高职、无官位、无怨无悔、甘当无名英雄”。

三是工作条件。在学校“十二五”规划中列入档案馆建设项目(与校史馆、陈列馆同步规划)。扩大馆舍总面积,使其内部布局与结构符合国家颁布的档案馆建设业务标准,满足馆藏永久性档案种类和数量日益增大的需要。加强档案制度建设。继续贯彻落实将档案工作纳入学校总体规划、年度计划、岗位职责,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作的“三纳入四同步”要求,将档案工作作为办学的基础工作列为职能部门和二级单位的综合考核指标体系。(2010年5月5日修改)

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责任编辑:档案馆管理员 
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