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南华大学船山学院档案实体分类办法
作者:档案馆总…    文章来源:本站原创    点击数:    更新时间:2013年10月30日 00:00

一条  为更好地规范船山学院档案的收集、整理、保管、利用等工作,适应学院各项事业发展的需要,根据原国家教委1994年发布的《高等学校档案实体分类法》和南华大学2006年调整形成的《南华大学档案实体分类办法》,结合船山学院实际,制定本办法。
第二条  南华大学船山学院的档案全宗号为:5。
第三条  根据学院档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,暂确定为党群、行政、教学、基本建设、设备、财会、声像和实物等8个一级类目。一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“XZ”即“Xing Zheng”(行政)的简称。
根据档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质设置二级类目。二级类目的标识,采用“双位制”。如“综合”为“11”。
第四条  采用“年度号--分类号--案卷号”模式编制档号。如:2007-DQ11-1~n。
第五条  确定8个一级类目及其主要内容如下。
DQ党群
学院在党群活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子等载体材料。
11 党务综合文件(党群的上级组织来文、学校党群发文、学院党群行文等)
12 纪检
13 组织
14 宣传教育 (含学生思想政治工作材料)
15 统战
16 工会工作
17 团委工作

XZ行政
学院在行政活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子等载体材料。
11 行政综合文件(行政的上级组织来文、学校行政发文、学院行政行文,学院教职工代表大会材料等)
12人事(主要是师资队伍建设与管理材料)
13监察与审计
14武装保卫
15总务
16档案、图书、文博

JX教学
学院在教学管理和教学实践活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子等载体材料。
11教学综合文件(含教学管理文件、计划总结、教学评估、优秀教学评奖、学生运动会等材料)
12专业和实验室建设
13 招生
    14学籍管理(含学生奖惩、学籍异动等材料)
15课堂教学与教学实践
16学位
17毕业生
18教材
    
KY科学研究
(暂不单列,有关材料归于全宗4)

CP产品生产与科技开发
(暂不单列,有关材料归于全宗4)
 
JJ基本建设
学院在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子等载体材料。
以学校为主投资和管理的项目材料归于全宗4。有关管理材料可备份归于全宗5。
11  基建综合文件
12  各基建项目材料(可行性分析、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工、竣工验收、基建财务与器材管理、生产技术标准和试生产等)

SB仪器设备
作为学院固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子等载体材料以及随机材料。
与学校共享的仪器设备材料归于全宗4,有关管理材料可备份归于全宗5。
11  设备综合文件
12  各仪器设备项目--以单件价值5万元以上的设备为归档单位,随设备存放在实验室。

CB出版
(暂不单列,有关材料归于全宗4)

WS外事
(暂不单列,有关材料归于全宗4)

CK财会
学院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料。
11财务综合文件
12会计报表
13会计账簿
14会计凭证
15工资清册

SX声像
学院在党群活动和教育教学活动中形成的具有保存价值的以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。
12照片
13录音带(代码:A)
14录像带(代码:V)
15幻灯片(代码:L)
16磁盘(代码:RP)
17影视胶片(代码:F)
18缩微胶片(代码:M)
19光盘(代码:RG)

SW实物
学院及其教师在各类活动中获得的国家、部省等颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章(杯)及馈赠纪念品等实物。
12奖状、荣誉证书
13奖杯、奖牌、锦旗
14礼品、纪念品
15字画
16印章
17其它

第六条  本办法自2008年9月1日起试行,2007年度的档案按照本办法归档。
第七条  本办法由南华大学档案馆负责解释,需要修订时由南华大学船山学院提出建议,学校档案馆组织修订。

 

南华大学
二〇〇八年八月十八日

责任编辑:档案馆总编 
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