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南华大学船山学院
作者:档案馆总…    文章来源:本站原创    点击数:    更新时间:2013年10月30日 00:00

从2007年起试行)

一、党群类档案归档范围和保管期限
DQll 党务综合
(一)上级文件
1.上级党政机关和业务主管机关(统称上级机关,下同)召开的会议印发本院的文件或本院负责人在上级机关会议上的发言,永久;
2.上级机关或负责人针对本院的指示、批复、通报、批示、讲话,永久;
3.上级机关对本院的调查或检查工作形成的重要文件,永久;
4.上级机关召开会议的文件(非专指本院)属于方针政策或重大问题的具有重要历史价值的重要文件,定期30年;属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的简报、发言和参阅材料,定期10年;
5.上级机关普发的文件,属于重要的,永久或定期30年;属于一般的,定期10年;
(二)同级外来文
7.代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文,永久;
8.同级机关或负责人对本院的决定、通知、批复、通报、批示,永久或定期30年;
9.同级机关和非隶属机关颁发的非本院主管业务但需要执行的条例、规定、通知等,定期10年;
(三)本级文件
10.学院党委工作规章制度,定期30年;
11.本院党代会文件材料
(1)召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等,永久;
(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信,定期30年;
    (3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样,定期10年;
12.本院党委会、常委会、党委扩大会、书记校长碰头会、民主生活会、总支书记会记录、纪要、决议及会议讨论的文件,永久;
13.党委向上级有关部门的请示,有批复的,永久;无批复的,定期30年或定期10年;
14.党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结),永久;
15.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知,永久;
16.以党委名义召开的工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言等材料,永久;
17.校党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料,永久;
18.校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿,永久;
19.党委工作简报、情况反映、工作信息,永久;
20.党委大事记,永久;
21.党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料,永久;
22.党群系统启用新印章的文件和印模及旧印章,永久;
23.党群系统重要统计材料,永久;
24.党委保密、秘书工作的有关文件,定期30年;
25.重要的群众来信来访及处理材料(有领导批示和处理结果的),定期30年;
26.党委与有关机关联系、协商工作的来往文件,定期30年;
27.以党字、校党办字文号编制的文件,永久或定期30年;
28.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQ12 纪检
1.上级纪委关于纪检工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
    2.纪委工作规章制度,定期30年;
    3.纪委工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计,永久;
    4.纪委会议记录,年度(届次)工作会议主报告、领导讲话、典型发言材料,在上级会议上交流的经验材料,定期30年;
    5.党员处分、复查资料,定期30年;
6.群众来信来访及处理意见,定期10年;
7.纪委立案调查、处理的材料,定期30年;
8.以校纪委文号编制的文件,永久或定期30年;
9.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl3 组织
1.上级关于组织工作、党校工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.组织工作、党校工作规章制度,定期30年;
3.本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计,长久;
4.“七一”会议领导讲话,组织部、党校召开的重要会议记录、纪要、决定等材料,定期30年;
5.本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知,永久;
6.科级以上干部任免、调动、离休、享受待遇的决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表),永久; 
7.上级机关对本院干部任免、奖励、处分的决定、通知,永久;
8.校级干部年度考评材料,永久;
9.副处级以上干部名册,永久;
10.分党委、总支、直属支部、支部改选报告、审批材料,定期30年;
11.分党委、总支、直属支部、支部委员名册,定期30年;
12.党员名册,定期30年;
13.关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格,党员退党文件材料,定期30年;
14.发展新党员、预备党员转正的名册,定期30年;
15.党员和党组织情况统计年报表,永久;
16.党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根,定期30年;
17.表彰先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的文件与名单,获市级以上表彰奖励的集体和个人先进事迹材料,永久;
18.出席市级以上党代会代表名单、登记表,永久;
19.处级部门考核材料、干部奖励材料、党员干部教育材料、离休干部材料,定期30年;
20.党校工作计划、总结、重要通知、情况统计、调研考察报告,定期30年;
21.以组织部文号编制的文件,永久或定期30年;
22.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl4 宣传教育(综合)
1.上级关于宣传工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.宣传工作规章制度,定期30年;
3.本院宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计,永久;
4.教职工政治思想工作动态及调查材料,年度(届次)宣传思想工作会议主报告、领导讲话、表彰奖励材料,定期30年;
5.理论学习的决定、通知、计划、总结,党委中心组会议领导讲话、典型发言、会议记录,汇编成册的心得体会,定期30年;
6.反映本院重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表,永久;
7.以学院宣传部文号编制的文件,永久或定期30年;
8.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl4 宣传教育(学生工作)
1.上级关于学生工作的文件,普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.学生工作规章制度,定期30年;
3.学生工作计划、决定、报告、总结、统计,永久;
4.学院召开的学生工作会议或德育工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料,学生工作典型调查材料,定期30年;
5.学生思想政治工作队伍的选拨、管理文件,定期30年;
6.各院系学生思想政治工作人员名单,定期10年;
7.勤工助学的有关材料,定期10年;
8.以学院学字文号编制的文件,永久或定期30年;
9.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。

DQl5 统战
1.上级关于统战工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.统战工作规章制度,定期30年;
3.本院统战工作计划、决定、报告、通告、总结和重要统计,永久;
    4.统战工作情况调查、典型材料、统计报表,永久;
5.本院各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料,永久;
6.台、港、澳和侨务工作材料,定期30年;
7.各民主党派成员和负责人名册及有关材料,定期30年;
8.统战工作重要会议记录,定期30年;
9.各民主党派任免(本院教职工)干部的通知,永久;
10.以学院统战部文号编制的文件,永久或定期30年;
11.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl6 工会
1.上级关于工会工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.工会工作规章制度,定期30年;
3.工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计,永久;
4.会员代表大会和教职工代表的有关文件
(1)请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告,重要的声像材料,永久;
(2)重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、重要的贺电贺信、提案及办理结果,定期30年;
(3)筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证,定期10年;
5.表彰工会先进集体、先进个人的材料、名单,定期30年;
6.处分会员的有关材料,定期30年;
7.工会委员会会议记录、纪要,定期10年;
8.会员名册及基层工会干部名册,定期30年;
9.妇女工作材料,定期30年;
10.以学院工会文号编制的文件,永久或定期30年;
11.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
DQl7 团委
1.上级关于共青团工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.共青团工作规章制度,定期30年;
3.团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计,永久;
4.团代会、学代会文件
(1)关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件,重要的声像材料,永久;
(2)大会议程、纪要、简报、重要的贺电贺信、提案,定期30年;
(3)筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证,定期10年;
5.团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知,定期30年;
6.团组织、团专职干部统计年报,永久;
7.团委工作典型调查材料、优秀团员的材料,定期30年;
8.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料,定期30年;
9.处分团员的材料及复查材料,定期30年;
10.批准入团、离团材料及名单,定期30年;
11.团干部名单,定期30年;
12.团员名册,定期30年;
13.团委会议记录,定期30年;
14.学生会文件、材料,定期30年;
15.本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料,定期30年;
16.各分团委的有关材料,定期30年;
17.团委牵头进行的重大活动的有关材料,定期30年;
18.社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料,定期30年;
19.以校团委文号编制的文件,永久或定期30年;
20.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。

  二、行政类档案归档范围和保管期限
XZll 行政综合
 (一)上级文件
1.上级党政机关和业务主管机关(统称上级机关,下同)召开的会议印发本院的文件或本院负责人在上级机关会议上的发言,永久;
2.上级机关或负责人针对本院的指示、批复、通报、批示、讲话,永久;
3.上级机关对本院的调查或检查工作形成的重要文件,永久;
4.上级机关召开会议的文件(非专指本院)属于方针政策或重大问题的具有重要历史价值的重要文件,定期30年;属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的简报、发言和参阅材料,定期10年;
5.上级机关普发的文件,属于重要的,永久或定期30年;属于一般的,定期10年;
(二)同级外来文
6.代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文,永久;
7.同级机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、通报、批示,永久或定期30年;
8.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等,定期10年;
(三)本级文件
9.学院规章制度,永久;
10.学院年度、学期工作计划、报告、总结,永久;
11.校长办公会议、校长书记碰头会议、党政联席会议的记录、纪要,永久;
12.校务委员会委员名单,会议的记录、纪要,永久;
13.以学院名义发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知,永久;
14.全校性的工作会议和重要座谈会的通知、主报告、领导讲话、典型发言或经验介绍、会议总结、提交讨论的文件材料等,定期30年;
15.校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话,参加校外会议发言稿,声像材料,定期30年;
16.本院发展规划、计划及上级批复,永久;
17.本院向上级有关部门的请示,有批复的,永久;无批复的,定期30年或10年;
18.学院评估材料,永久;
19.有关全校性工作的调查材料和经验总结,永久;
20.学院年报表、综合统计及统计资料汇编,永久;
21.启用新印章的文件和印模及旧印章,永久;
22.本院历史沿革、情况介绍,永久;
23.本院大事记、年鉴、简报、信息、动态,永久;
24.党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料,永久或定期30年;
25.学院领导同上级领导关于学院工作的重要来往信件,定期30年;
26.校庆工作材料:
(1)校庆工作的筹备计划、通知、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电贺信、纪念品、声像材料,永久;
(2)校庆活动的一般材料,定期30年;
27.学院主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的材料,声像资料,定期30年;
28.学院组织的知名人士治丧活动材料,声像资料,定期30年;
29.本院著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像资料,定期30年;
30.校史工作材料,定期30年;
31.校友工作材料,定期30年;
32.群众来信来访及处理材料(有领导批示和处理结果的),定期30年;
33.普选工作材料,定期10年;
34.以校字、校办字文号编制的文件,永久或定期30年;
35.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年;
四、下级文件
36.学院各院、部、处(社、馆、中心等)上报学院的工作计划、总结、报告、请示及批复(各上报单位保留复制件),定期30年;
XZl2 人事
1.上级机关有关人事工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.本院人事工作的规章制度,定期30年;
3.人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录,永久;
4.关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复,永久;
5.关于校内机构设置、变化的文件材料,永久;
6.人事处权限内的干部任免文件及名册,永久;
7.表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料,省部级和国家级,永久;其它,定期30年;
8.处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料,永久或定期30年;
9.教职工动态月报,定期30年;
10.师资培养、管理工作计划、规定、总结,永久;
11.教师进修计划、安排、总结,定期30年;
12.教师工作量的规定及执行情况,定期30年;
13.教师业务考核材料,定期30年;
14.人事统计报表,永久;
15.教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表,永久;
16.教研室、研究室正副主任名册,定期30年;
17.教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表),永久或定期30年;兼职教师聘任资料,定期30年或10年;
18.教职工工资调整材料、名册,永久或定期30年;
19.教职工转正定级、聘干材料,永久或定期30年;
20.教职工校内调动材料,定期30年;
21.教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信),永久或定期30年;
    22.教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根),永久或定期30年;
23.教职工援外和支援边远地区材料,定期10年;
24.教职工退职、离职和出国的有关材料,永久或定期30年;
25.教职工除名、复职的处理材料,永久或定期30年;
26.教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料,定期30年;
27.教职工退休后重新工作的材料,定期30年;
28.教职工福利工作,定期30年;
29.教职工商调函件,定期30年;
30.使用临时工有关材料,定期30年;
31.人民来信来访材料,定期30年;
32.以校人字文号编制发布的文件,永久或定期30年;
33.学院召开的人才(师资)工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料,定期30年;
34.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl2人事(离退休工作)
1.上级关于离退休职工管理工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.离退休职工管理工作规章制度,定期30年;
3.本院离退休职工管理工作计划、决定、总结、重要统计,永久;
4.离退休职工管理工作情况调查,定期30年;
5.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年
XZl3监察、审计
1.上级有关审计、监察工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.本院审计、监察工作规章制度,定期30年;
3.审计和监察工作计划、总结、报告,定期30年;
4.审计和监察工作统计年报及重要报表,定期30年;
5.审计和监察通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文,审计意见书、移交处理书等审计公文,定期30年;
6.审计和监察报告及其征求意见书,被审计、监察单位的书面意见和审计组的书面说明,审定审计或监察报告的记录、证据、工作底稿,定期30年;
7.审计和监察工作方案,检查审计、监察意见书的落实情况和审计、监察决定执行情况的报告和记录,定期30年;
8.有关审计、监察项目的请示、报告、批示、会议记录,定期30年;
9.重要的来信来访,相关记录,定期30年;
10.扣交款、停止拨款、冻结银行帐号的通知书和回执,定期30年;
11.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl4武装、保卫(保卫工作)
1.上级有关公安保卫工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.本院公安保卫工作规章制度,定期30年;
3.本院公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表,永久;
4.本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书,定期30年;
5.本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复,定期30年;
6.要害部门的公安保卫、消防工作,定期30年;
7.保卫工作简报,定期30年;
8.上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件,定期30年;
9.社会治安、综合治理材料,定期30年;
10.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl4武装、保卫(武装工作)
1.上级有关武装工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.本院武装部职责范围内的规章制度,定期30年;
3.武装部工作计划、总结、调查报告,定期30年;
4.武装部工作统计年报及重要报表,定期30年;
5.复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡),定期30年;
6.学生军政训练资料,定期10年;
7.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl5 总务
1.上级有关后勤管理工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.后勤管理工作规章制度,定期30年;
3.本院后勤管理工作计划、报告、调查材料、总结、统计,定期30年;
4.房屋管理、调配使用、转移等方面的规定、总结,定期30年;
5.校内房产及水、电、气、暖等管网维修、改造的计划、报告、批复、图纸等材料,永久;
6.征地批准文件,签订的合同、协议书,土地证书,红线图,拆迁补偿协议,永久;
7.本院关于地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图,永久;
8.有关土地、房产纠纷的来往文书及处理结果,永久;
9.产权证书,永久;
10.教职工住房产权管理的工作材料,永久;
11.防震、防汛、三废治理工作的文件材料,定期30年;
12.爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件,定期30年;
13.师生员工健康状况调查材料及统计表,永久;
14.上级有关计划生育工作的文件,本院计划生育工作的有关规定,计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表、领取独生子女证名册,定期30年;
15.本院计划生育工作文件及领取独生子女证名册,定期30年;
16.车辆工作的有关文件材料,定期10年;
17.伙食工作的有关材料,定期10年;
18.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。
XZl6档案
1.上级有关档案工作的文件,属于普发的,定期30年或定期10年;针对本院的,永久;
2.学院档案工作规章制度,定期30年;
3.本院档案工作计划、报告、总结,定期30年;
4.档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报,永久;
5.档案编研成果及出版物,永久或定期30年;
6.档案销毁报告及销毁清册,永久;
7.档案馆指南、全宗介绍,永久;
8.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或定期30年。

三、教学类档案归档范围和保管期限
JXll  综合
1 上级下达的有关教学工作的文件材料,普发的,长期或短期;针对本院的,永久;
2 学院召开的教学(教育)工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料等,长期;
3 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法,永久;
4 学院教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结,永久;
5 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料,长期;
6 联合办学材料,非学历教育材料,进修班材料,长期;
7 教学工作统计报表,永久;
8 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
JXl2  专业与实验室建设
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料,长期;
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料,永久;
3 重点学科、专业、实验室建设材料,永久;
4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料,长期;
5 学科、专业、实验室建设统计报表,永久。
JXl3 招生
1 上级有关招生工作的文件材料,长期;
2 招生计划、规定、生源计划,长期;
3 新生录取材料及新生名单,长期;
4 委培、代培、自费生计划、合同及名单,长期;
5招生宣传、招生工作总结,短期;
6研究生入学试题库集标准答案,长期。
JXl4 学籍管理
1 新生入学登记表,永久;
2 学生学籍卡片,永久;
3 学生成绩总册,永久;
4 在校学生名册,永久;
5 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学),长期。
6 优秀毕业生、先进班集体评选材料,长期;
7 毕业生集体照片,学士服照片,电子底片,永久;
8 学生违纪处分材料,永久;
9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
JXl5 课堂教学与教学实践
1 各专业培养方案、教学计划、教学大纲,永久;
2 课程建设要求及安排,校历表,课表, 长期;
3 各系、科、专业课程试题库,长期;
4 典型教案、重要备课记录,长期;
5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料,短期;
6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料,短期;
7 学院召开的实验或实践教学、临床教学工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料等,长期。
JXl6 学位
1 上级有关学位工作文件材料,长期;
2 本院学位评定条例、办法及计划、总结,长期;
3 学位委员会会议记录、决定,长期;
4 学位委员会授予学位清册, 永久;
5 本科生优秀学士学位论文,长期;
6 审核发放学位证书的名册,永久。
JXl7 毕业生
1 上级有关毕业分配的文件材料,长期;
2 大学生就业工作规章制度,长期;
3 毕业生工作计划、报告、总结、统计,长期;
4 毕业生正式就业方案及调配派遣名册,永久;
5 毕业证、派遣证存根领取签收册,长期;
6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料,长期;
7其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
JXl8 教材
1 自编、主编教材(样书),长期;
2 各系各专业使用教材目录,长期;
3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集,长期;
4 其他有保存价值的自编参考资料(包括声像材料),短期。
JXl9承担教学的部门归档资料和保管期限
1本科生毕业论文及评审意见,长期;
2课堂教学材料、课程进度表,短期;
3教师任课安排、教案,长期;
4优秀实习报告,短期;
5本专业教学检查、调查材料及总结,短期;
6教师工作量核算、登记材料,短期;
7各类短训班、进修班、专业证书班学院名册、成绩单及发放结业证书审批表,长期。
其他应归的资料,执行《南华大学教学部门档案资料管理试行办法》。

四、基本建设类档案归档范围和保管期限
JJ11 综合
1 上级有关基建工作的文件,长期
2 基建工作规章制度,长期
3 基建工作计划、总结,长期
4 基建工作总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明,永久;
5 有关扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图,与基建项目共存;
6基建工程统计表及财务预算决算表,长期
7基建工作年度(季度)统计报表,永久;
8 学院征地范围总体地质勘探、地形测量材料,永久;
9其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
JJ12-1 可行性研究
1 项目建议书及上级批复,永久;
2 可行性研究报告,永久;
3 项目评估,永久;
4 环境预测、调查报告,永久;
5 设计任务书及计划任务书,永久。
JJ12-2 设计基础
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明,永久;
2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录,永久;
3  水文、气象、地震等其它设计基础材料,永久。
JJ12-3 设计文件
1 初步设计,永久;
2 技术设计,永久;
3 施工图设计,长期
4 技术秘密材料、专利文件,永久;
5 关键技术实验,永久;
7 总体规划设计,永久;
8 设计评价、鉴定及审批,定期。
JJ12-4 工程管理文件
1 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件,永久;
2 施工资质,永久;
3 环保三同时、消防、卫生等条件,水、电、气、暖供应协议书,永久。
JJ12-5 施工
1 土地施工文件,
(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要,短期;
    (2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺,长期
    (3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定,长期
    (4)建筑材料实验报告,长期
    (5)设计变更、工程更改洽商、材料代用核定审批,永久;
    (6)土建施工定位测量地质勘察,永久;
    (7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图,永久;
    (8)隐蔽工程验收记录,永久;
    (9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录,事故处理报告,永久;
    (10)分项、分单位工程抽量检查、评定,长期
    (11)交工验收记录证明,长期
    (12)竣工报告、竣工验收报告,永久;
2 设备及管线安装施工文件
    (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要,短期;
    (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 ,长期
    (3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 ,长期
    (4)隐蔽工程检查验收记录,长期
    (5)强度、密闭性试验报告,长期
    (6)设备调试记录,短期;
    (7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告,长期
(8)系统调试、实验记录,长期
(9)管线清洗、通水、清毒记录,短期;
(10)管线标高位置,坡度测量记录,长期
(11)中间交工验收记录证明,工程质量评定,长期
(12)竣工报告、竣工验收报告,长期
3 电气、仪表安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审,短期;
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 ,长期
(3)调试、整定记录,长期
(4)性能测试和校核,定期
(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告,长期
(6)操作、联动试验,短期;
(7)电气装置交接记录,短期;
(8)中间交工验收记录、工程质量评定,长期
(9)竣工报告、竣工验收报告,定期。
JJ12-6 竣工验收
1 竣工验收报告,永久;
2 全部竣工图纸,永久;
3 质量评审材料,永久;
4 工程现场声像材料,永久;
5 竣工验收会议决议文件,永久;
JJ12-7 基建财务、器材管理
1 财务计划、年度计划,短期;
2 工程概算、预算、决算,永久;
3 主要材料消耗、器材管理,短期;
4 交付使用的固定资产,永久。

五、仪器设备类档案归档范围和保管期限
SB11  综合
1 上级有关仪器、设备、物资管理工作文件,长期
2 本院仪器、设备管理的规章制度,长期
3 仪器、设备工作计划、报告、总结、调查材料,长期
4 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案,长期
5 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复,长期
6 本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料,永久;
7其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料,永久或长期。
SB12  仪器设备项目
1 申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等),长期(与设备共存,下同)
2 上级或主管领导批复和准购批示,长期
3 定购合同、会谈纪要、记录等,长期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件,长期
5 开箱记录及装箱单,长期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单,长期
7 验收报告及文件材料,长期
8 索赔来往函件及结果文件,重大事故的调查分析及处理意见,长期
9 设备说明书及全套随机文件材料,与设备共存;
10 使用、检修、故障事故记录(设备履历书),与设备共存;
11 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料,与设备共存;
12 其他有价值的文件材料,长期。
 
六、财会类档案归档范围和保管期限
CK11 综合
   1 上级有关财务管理工作的文件材料,永久或长期;
2 本院财务工作计划、总结、请示、批复等文件,长期;
3 学院基金管理工作文件,短期;
4 有关财务管理方面的其他文件材料,短期;
5 会计移交清册,15年;
6 会计档案保管清册,永久;
7 会计档案销毁清册,永久;
8其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物,永久或长期。
CK12 会计报表
1 年度决算报表(含文字说明),永久;
2 基本建设拨款、贷款年报(决算),永久
3 年度预算报表(含文字说明),长期;
4 会计月度、季度报表,5年;
5 下属单位报送的会计月度、季度报表,2年。
CK13 会计帐薄
1日记帐,短期;
2 总帐,15年;
3 税收日记帐(总账)和税收票证分类出纳帐,25年;
4 明细分类、分户帐或登记簿,15年;
5 现金出纳帐、银行存款帐,25年;
6 固定资产明细帐(卡片),固定资产报废清理后保管5年。
7涉及外事会计帐,永久。
CK14 会计凭证
1 各种会计凭证(包括原始凭证、记账凭证和传票汇总表),15年;
2 涉及外事会计凭证,永久;
3 会计拨款凭证,永久。
CK15 工资清册
1 工资发放名册、卡片,永久;
2 工资转移、证明、通知存根,长期;
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等,短期。


七、声像载体类档案归档范围和保管期限
SX党政类
1 党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观访问等声像材料,永久;
2 省部级领导以及系统厅、局领导来校视参观、访问等声像材料,永久;
3 反映校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要声像材料,永久;
4 本院召开的重要会议(党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰会及其他党拯重要会议)形成的重要声像材料,永久;
5 校庆和其他重要纪念活动中形成的重要声像材料,永久;
6 学院新闻类重要声像材料,永久;
7其他反映党政重要活动的声像材料,永久 ;
SX教学类
1 历届毕业生照片,永久;
2 反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料,永久;
3 有关重点学科与重点实验室建设的声像材料,永久;
4 本院编制的声像教学材料,永久;
5 其他反映教学重要活动的声像材料,永久;
SX基建类
1 反映学院校景的声像材料,永久;
2 学院拆迁前旧建筑物的声像材料,永久;
3 重大基建项目竣工典礼的声像材料,永久;
八、实物类档案的归档范围和保管期限
SW11
1学院在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品,永久或长期;
2党和国家领导人以及重要来宾视察、访问时题写或赠送的字画,永久;
3学院更换的旧印章,永久;
4学院因更名或其他原因换下的旧校牌、旗帜、校徽,永久;
5学院各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的省级及以上的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等,永久或长期;
6学院职工创作的或省级及以上奖励的书画作品,永久;
7其他有保存价值的实物,永久。

 

责任编辑:档案馆总编 
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